Uit onderzoek blijkt dat 65% van de medewerkers binnen een organisatie meer feedback wil. (www.zippia.com/advice/employee-feedback-statistics)

Voor millennials is het regelmatig krijgen van feedback nog belangrijker. Waar gemiddeld 66% van de medewerkers overweegt hun baan op te zeggen als ze zich niet gewaardeerd voelen, is dit onder millennials zelfs 72%. (HBR 2015, “Millenials want to be coached at work” by Karie Willyerd)

Afgaand op de verschillende onderzoeken zou je verwachten dat in bedrijven waar veel wordt samengewerkt, feedback geven en ontvangen inmiddels een stevig verankerde gewoonte is. Maar de praktijk is weerbarstiger en veel organisaties worstelen met dit thema. De vraag naar feedback trainingen is dan ook groot. Vaak met (te) weinig resultaat. Onze expert op het gebied van teamontwikkeling, Victor Burger, heeft jarenlange ervaring met het geven van feedbacktrainingen. Hieronder deelt hij een aantal van zijn learnings en tips met ons.

Wie is Victor?

Victor voert al ruim 25 jaar met ongelooflijk veel plezier trajecten uit waarbij leren, veranderen en resultaat centraal staan. In de kern is Victor geïnteresseerd in hoe systemen werken. Individuele mensen, teams, afdelingen of de gehele organisatie als systeem. Met zijn collega’s, mensen en organisaties ontwikkelen en versterken, dat vindt hij leuke puzzels.

Tip 1 – Koppel feedback geven en ontvangen aan businessresultaat

Een manager (John) van een logistieke cargo organisatie vertelt dat zijn mensen zich inzetten voor 200%, maar er is veel geruzie onderling. Niks aan doen toch, zei ik, als zij 200% werken’. John: ’Je begrijpt het niet, we hebben last van die mentaliteit!. Er is veel geruzie en gescheld is in de loods. IK ‘En wat is daar het effect van?’ John: ‘Dat het nemen van besluiten te lang duurt, en containers komen te laat bij de kist’. IK ‘En wat is daar het effect van?’ John: ‘Dat soms containers niet mee kunnen, en als dat bederfelijk spul is zoals bloemen, is de klant niet blij.’ Ik: ‘Met als effect?’ John: ‘Dat onze NPS daalt’.

Feedback geven en ontvangen wordt vaak gezien als het vak gymnastiek op de middelbare school: telt niet mee voor de overgang en deelname is vrijblijvend; het is geen serieus vak. De medewerkers uit het voorbeeld in het kader hiernaast, zouden zomaar kunnen denken dat zij minder ruzie moeten maken, omdat ‘John dat niet prettig vindt’. Dat is voor medewerkers geen urgente reden om gedrag te veranderen. Het gesprek moet gaan over kritisch gedrag, dus maak zichtbaar welke impact bepaald gedrag heeft op de resultaten van het team. Dat kun je ook doen voor het geven van feedback. Ga met je team in gesprek over wat de impact is van het al dan niet geven van feedback op het resultaat van projecten bijvoorbeeld.

Tip 2 – Onderzoek de échte belemmering voor feedback

Waarom we iets wel of niet doen hangt meestal samen met een of een aantal van deze vijf redenen: kennen, kunnen, willen, mogen of durven. Als het gaat om feedback geven en ontvangen is dat niet anders.

Kennen: De (vuist)regels kennen, maar ook weten wat het effect van het gedrag van de ander is (op bijvoorbeeld werkprocessen). Kennen gaat ook over zelfkennis; weten waarom je het lastig vindt feedback te geven of te ontvangen.
Kunnen: De vaardigheid bezitten om feedback te geven. Dus niet alleen de gesprekstechnische vaardigheden, maar ook de vaardigheid om je gevoel te verwoorden en de goede gespreksstrategie te kiezen.
Willen: De motivatie hebben om het gesprek aan te gaan en de verantwoordelijkheid voelen om zelf op te treden en het gesprek te voeren.
Mogen: Je gelegitimeerd voelen door de omgeving om feedback te mogen geven; door je leidinggevende of (vaker) je collega’s. Maar ook, mag het van jezelf, welke begrenzing leg je jezelf op?
Durven: Assertief genoeg zijn om je te uit te durven spreken, direct tegen de persoon waar het om gaat. Of een mening geven die tegen de groepsdruk ingaat. Maar ook voldoende psychologische veiligheid ervaren om je uit te spreken.

De meeste feedback trainingen richten zich op ‘kennen’ en ‘kunnen’. Deelnemers krijgen de feedback regels uitgelegd en scherpen hun vaardigheden aan in oefensituaties, bijvoorbeeld met een acteur. In de praktijk blijkt daar meestal niet de echte belemmering te liggen. Zorg dus dat het gesprek niet alleen gaat over kennen en kunnen, maar juist over willen, durven en mogen. Daar valt vaak meer winst te behalen.

Tip 3 – Werken aan feedback is werken aan psychologische veiligheid

Vaak wordt een gebrek aan psychologische veiligheid aangegeven als reden waarom er onvoldoende feedback wordt gegeven en gevraagd in een organisatie. In de praktijk zie ik dat het mes aan twee kanten snijdt; enerzijds lijkt psychologische veiligheid randvoorwaardelijk voor feedback, anderzijds is het werken aan een positieve feedback cultuur een belangrijke aanjager van psychologische veiligheid.

Het is duidelijk dat er een directe relatie is tussen psychologische veiligheid en feedback. Volgens Jorien Beks en Hans van der Loo beschrijven in hun boek “Psychologische Veiligheid-zo vorm je vrijmoedige teams” 5 kenmerken van psychologische veiligheid. Met minimaal 3 van de 5 kenmerken is feedback geven, vragen en ontvangen onlosmakelijk verbonden:
• Inclusie: erbij horen, je thuis voelen
• Delen: je mening geven, gemaakte fouten bespreken
• Leveren: inzet en betrokkenheid, presteren
• Uitdagen: nieuwe ideeën naar voren brengen
• Positiviteit: actief bijdragen aan positief klimaat

Een psychologisch veilige werkplek is niet hetzelfde als een risicoloze werkplek. Psychologische veiligheid betekent dat medewerkers goed kunnen inschatten wat hun input brengt in een team en welke reacties ze kunnen verwachten. Het gaat om zekerheid en duidelijkheid over hoe interacties verlopen, en dat geldt voor positieve én negatieve interacties.

Het creëren van een psychologisch veilige omgeving is niet iets dat je even met een trainingsprogramma realiseert. Je moet aan veel verschillende aspecten aandacht geven, waarbij het geheel meer is dan de som der delen. Een programma om te werken aan het geven, vragen en ontvangen van feedback is in dat geheel een belangrijke aanjager.

Tip 4 – Creëer structuurtjes

Het voornemen om meer Feedback te geven en te ontvangen ligt een beetje in de lijn van meer bewegen, meer sporten. Je hebt er vaak geen zin in (anders had je het al gedaan), maar achteraf is geeft het toch voldoening. Bijna alle methodes om jezelf beter gedrag te leren, stellen dat je dat gewenste gedrag moet verankeren in routines. Zo sta je niet elke keer voor het dilemma; Zal ik vandaag gaan sporten of lekker op de bank hangen? Zullen we deze team bijeenkomst aan feedback besteden of de volgende en nu (lekker) de inhoud induiken? Creëer dus structuurtjes; elke laatste team bijeenkomst van de maand houden we het laatste uur vrij om de samenwerking te bespreken en elkaar feedback te geven. Elk kwartaal ruimen we tijdens onze teamdag 1 ½ uur in om elkaar feedback te geven. Een soort team hygiëne. Soms hoor ik de zorg dat mensen dan feedback zouden opkroppen tot deze officiële momenten. Die zorg lijkt ongegrond (vergeet niet dat je team al te weinig feedback gaf) en het is eerder andersom; door deze vaste momenten ligt de drempel om in tussenliggende tijd feedback te geven lager.

Tip 5 – Zoek rolmodellen

Je bent niet goed in feedback geven of ontvangen en wil het leren? Dan is een ondergewaardeerde en echt effectieve vorm ‘de kunst afkijken’. Zoek iemand die jij uitstekend vindt in het geven en ontvangen van feedback. Waar je bijvoorbeeld zelf wel eens feedback van gekregen hebt waar je echt wat mee hebt gedaan. Het mooiste is als je hem of haar aan het werk kunt zien. Wat doet zij, wat zegt zij? Daarna kun je een gesprek met je voorbeeld hebben met vragen als: Is ze altijd goed hierin geweest? Hoe heeft zij het geleerd? Welke dilemma’s komt zij tegen en hoe gaat zij hier mee om? Waarschijnlijk hoor je ook een aantal zgn. sturende opvattingen. Dat zijn diepgewortelde ideeën over jezelf en de wereld om je heen. En die bepalen voor een fors deel hoe je handelt. Opvattingen als ‘We zijn toch allemaal volwassen mensen’, of ‘Dat moet mijn manager doen, die krijgt ervoor betaald’ leiden tot ander gedrag dan ‘Als ik mij irriteer aan mijn collega voel ik mij verantwoordelijk dat te zeggen tegen hem’. Onderzoek dan eens welke sturende opvattingen jij hebt over het geven of ontvangen van feedback.

Tip 6 – Feedback tussen teams

Bij de meeste feedback trainingen wordt vooral aandacht besteed aan feedback tussen directe collega’s, vaak team genoten. Prima om mee te starten, maar niet voldoende. Matthieu Weggeman stelt dat kennis niet tussen de oren maar tussen de neuzen moet zitten. Om problemen op te lossen is samenwerking tussen professionals uit verschillende teams essentieel. En juist tussen teams is feedback vaak nog een onderbelicht onderwerp. Ik hoor regelmatig in organisaties collega’s elkaar sterkte toewensen wanneer zij moeten overleggen met een ander team of een andere management laag. In de veiligheid van het eigen team zijn zaken als feedback dan misschien aardig op orde, dat wil nog niet zeggen dat dat tussen teams en tussen verschillende lagen dan automatisch ook zo is. Ga je met je team aan de slag met feedback? Betrek dan ook de teams met wie je veel samenwerkt.

Tip 7– Vragen is leuker dan Geven

Onze partnerorganisatie Navigator zet jaarlijks honderden 360 feedback assessments uit bij tientallen klanten. Uit de analyse van die data blijkt dat medewerkers in organisaties aangeven dat zij significant minder vaak feedback vragen dan geven. Feedback vragen vraagt de moed om je kwetsbaar op te stellen, en natuurlijk ook een omgeving waar je je veilig genoeg voelt om dat te doen. En dat terwijl dit juist een prachtig breekijzer is om de drempel te verlagen voor feedback. Degene die gevraagd wordt om feedback te geven voelt zich gevleid, en wil juist in die situatie het zorgvuldig doen. En het wordt helemaal krachtig als een leidinggevende het goede voorbeeld geeft en zijn of haar team om feedback vraagt. Besteed dus evenveel aandacht aan het leren geven en ontvangen van feedback als aan het vragen ervan. Het wordt alleen maar leuker…én beter!

Wil je naar aanleiding van dit artikel je nog meer laten inspireren over het thema feedback en ben je geïnteresseerd in wat wij voor jou kunnen betekenen op het gebied van Feedback? Raadpleeg dan onze feedbackpagina of neem contact op met een van onze experts via: info@gooiconsult.nl 

Wist je dat we ook een inspiratie pagina hebben met waardevolle tips, podcast en whitepapers over het thema Feedback? Lees via: Feedback? Maak er werk van! – Gooiconsult