Feedback is een hot thema: Op Google krijg je meer dan 3,5 miljoen hits op ‘feedback’. Het idee is dat als mensen elkaar vaker en beter feedback geven, zij beter samen werken , meer leren en betere resultaten neerzetten. De verwachting is dan ook dat in bedrijven waar veel wordt samengewerkt, feedback geven en ontvangen inmiddels een stevig verankerde gewoonte is. Maar de praktijk is weerbarstiger en veel organisaties worstelen met dit thema. Om dit op te lossen worden vaak feedback trainingen georganiseerd. De kern is dan kennis te nemen van de (vuist)regels en de vaardigheden verder te verbeteren door oefeningen. Vaak met weinig resultaat. Veel trainingen richten zich onvoldoende op de werkelijke oorzaken waarom geen feedback wordt gegeven . Wij hebben een programma ontwikkeld dat juist deze redenen adresseert , waardoor er in de praktijk écht iets verandert.

Waarom geven we geen feedback?

De redenen waarom we iets wel of niet doen zijn grofweg samen te vatten in vijf woorden: Kennen, kunnen, willen, mogen of durven. Als het gaat om feedback geven en ontvangen is dat niet anders.

Kennen: De (vuist)regels kennen, maar ook weten wat het effect van het gedrag van de ander is (op bijvoorbeeld werkprocessen). Kennen gaat ook over zelfkennis; weten waarom je het lastig vindt feedback te geven of te ontvangen.

Kunnen: De vaardigheid bezitten om feedback te geven. Dus niet alleen de gesprekstechnische vaardigheden, maar ook de vaardigheid om je gevoel te verwoorden en de goede gespreksstrategie te kiezen.

Willen: De motivatie hebben om het gesprek aan te gaan en de verantwoordelijkheid voelen om zelf op te treden en het gesprek te voeren.

Mogen: Je gelegitimeerd voelen door de omgeving om feedback te mogen geven; door je leidinggevende of (vaker) je collega’s. Maar ook, mag het van jezelf, welke begrenzing leg je jezelf op?

Durven: Assertief genoeg zijn om je te uit te durven spreken, direct tegen de persoon waar het om gaat. Of een mening geven die tegen de groepsdruk ingaat. Maar ook voldoende psychologische veiligheid ervaren om je uit te spreken.

De meeste feedback trainingen richten zich op ‘kennen’ en ‘kunnen’. Deelnemers krijgen de feedback regels uitgelegd en scherpen hun vaardigheden aan in oefensituaties, bijvoorbeeld met een acteur. Maar terug op de werkplek is het effect gering. Dit komt omdat de grootste obstakels voor het geven van feedback juist liggen in ‘willen’, ‘mogen’ en ‘durven’, en die zijn niet geadresseerd.

Hoe werken die obstakels?

• Gedrag en dus ook feedback gedrag is een sociaal fenomeen dat sterk beïnvloed wordt door de groepscontext waarin je werkt. Directe collega’s en leidinggevenden geven sterke signalen af over wat de norm is. Tegen die norm (durven of willen) ingaan betekent jezelf uitzonderen en maakt samenwerken lastig. Een feedback cultuur ontwikkelen doe je dus samen met teamgenoten.

• Medewerkers en leidinggevenden hebben nogal eens sturende opvattingen over feedback, bijv. ‘We zijn toch allemaal volwassen mensen’, of ‘Dat moet mijn manager doen, die krijgt ervoor betaald’. Deze opvattingen sturen het gedrag, en zonder deze opvattingen te challengen is een feedback training kansloos.

• Psychologische veiligheid is een belangrijke voorwaarde voor het geven en ontvangen van feedback. Vaak wordt een gebrek aan deze veiligheid genoemd als reden om geen feedback te geven. En meestal wordt verwacht dat het creëren van die veiligheid elders moet gebeuren.

• Feedback gedrag is ook cultureel bepaald. In Turkse, Marokkaanse of Aziatische culturen wordt anders gekeken naar een thema als feedback dan in de Nederlandse (bedrijfs) cultuur. Hier wordt in trainingen nauwelijks rekening mee gehouden. Genoeg redenen waarom feedback trainingen vaak niet werken. Hoe moet het dan wel? Het begint met het besef dat een vaardigheidstraining niet volstaat, en dat een effectief feedback programma bestaat uit elkaar versterkende onderdelen.

Het kan anders en beter!

Gedragspatronen zoals het niet geven van feedback zijn vaak sterk verankerd in de organisatiecultuur. Het veranderen van die cultuur vergt een langere adem en realiseer je niet met één training, maar is zeker mogelijk. Wij hebben een programma ontwikkeld dat de échte redenen om geen feedback te geven aanpakt, én ook tegelijkertijd humoristisch en diepgaand is.

De lijn op 1 lijn

De voorwaarden om een feedback cultuur te versterken zijn:
1. Rolmodellen
2. Inbedding in de werkstructuur
3. Psychologische veiligheid creëren
4. Koppelen aan de resultaat kant en
5. Vaardigheden beheersen

Leidinggevenden spelen in het scheppen van die voorwaarden een cruciale rol. In twee bijeenkomsten van elk een dagdeel bereiden we leidinggevenden voor om deze rol in te vullen. En omdat ‘ the tone at the top’ leidend is, starten we het liefst zo hoog mogelijk in de organisatie, divisie of afdeling.

De Feedback Show
Deze bijeenkomst vindt plaats maximaal twee weken na de laatste bijeenkomst voor leidinggevenden. In deze large group bijeenkomst van 3 ½ uur onderzoeken deelnemers waarom feedback zo lastig is, maar ook waarom feedback noodzakelijk is. Zij maken kennis met de voorwaarden om een feedback cultuur te creëren in hun team en onderzoeken hun eigen manier om feedback te geven en ontvangen. Jörgen Raymann en Victor Burger leiden deze bijeenkomst op een humoristische en plezierig ontwrichtende manier.

Team Clinics
Om werkelijk een feedback cultuur te creëren is het team de ideale context. In deze twee bijeenkomsten van elk een dagdeel onderzoekt het team eerst de koppeling tussen verbeterde resultaten en feedback. Vervolgens gaan de teams aan de slag met het inbedden van feedback en psychologische veiligheid in de dagelijkse werkcontext. De leidinggevende(of scrummaster) en een facilitator van Gooiconsult bereiden deze bijeenkomsten voor en begeleiden samen de teams.

Investering:
De prijs voor dit programma wordt in overleg bepaald aan de hand van de groepsgrootte en het aantal teams. Meer informatie over het feedback programma? Neem contact met ons op via info@gooiconsult.nl of bel ons: +31(0)346 74 55 00

Wist je dat we ook een inspiratie pagina hebben met waardevolle tips, podcast en whitepapers over het thema Feedback? Lees via: Feedback? Maak er werk van! – Gooiconsult