Hoe creëer je accountability bij medewerkers op afstand

In tijden van crisis zijn er voor leiderschap vier hefbomen die ervoor zorgen dat jouw team bij elkaar blijft, de performance op peil blijft en het anders werken zo soepel mogelijk verloopt. Deze vier elementen verzamelen we onder de noemer TACT. Dit staat voor Trust, Accountability, Communicatie en Team. Als deze vier op orde zijn kun je ook in tijden van grote verandering en afstand, de boel bij elkaar houden. Juist nu wil je dat het teamverband sterk blijft, er saamhorigheid is en doelen nog in het vizier zijn. Daarom is aandacht voor deze vier voor organisaties, vanuit leiderschap, nu zeer verstandig. De tweede is Accountability, ofwel Verantwoordelijkheid en Eigenaarschap.


Accountability

Accountability gaat over verantwoordelijk zijn en je verantwoordelijk voelen voor het resultaat en hier eigenaarschap op nemen. Extra uitdagend nu we op afstand werken van elkaar. Het is heel goed mogelijk dat leiders nu in de reflex schieten om vooral veel mensen verantwoordelijk te houden voor resultaten. Medewerkers zijn ver weg, werken op afstand, dus dat lijkt soms het beste om te doen. Maar het leidt ertoe dat je als leider vooral bezig bent met excelsheets, bila’s, controle en lijstjes. Je loopt als het ware van honk naar honk maar je hebt geen idee hoe het hele veld eruit ziet. En de teamleden hebben geen idee hoe het met iedereen gaat. Het kost je veel tijd – die je eigenlijk niet hebt – en de mensen krijgen er ook geen energie of overzicht van. En vooral; de performance daalt wanneer er gewacht wordt totdat jij weer voorbij komt om te checken, of om kleine opdrachten te geven. Dat wil je voorkomen. Je wilt er als leider voor zorgen dat mensen zich verantwoordelijk voelen voor hetgeen je met elkaar te doen hebt. Hoe doe je dat als leider op afstand?

“As a leader you’re not responsible for the results. You’re responsible for the people who are responsible for the results.”

Simon Sinek

Mindset bepaalt het gedrag 

Accountability binnen organisaties heeft alles te maken met mindset. Volgens de pyramide van het Arbinger Institute bepaalt mindset in grote mate jouw concrete gedrag en dat gedrag bepaalt het uiteindelijke resultaat. Mensen kunnen wel iets beheersen maar de vraag is of ze het daadwerkelijk doen. Dus moet je weten hoe je dat gedrag beïnvloedt.

Mindset is de manier waarop je kijkt naar een situatie. De manier waarop je kijkt naar uitdagingen, naar de omstandigheden van het moment. Je bent als leider verantwoordelijk voor je eigen mindset en jouw mensen zijn verantwoordelijk voor hun eigen mindset. Wat jij daarin kunt doen is het goede voorbeeld geven (want jouw mindset beïnvloedt de mindset van jouw mensen in het team) en het ontwikkelen van de mindset van anderen.

Eigenlijk zijn er twee belangrijke mindsets (foto). Gaat het over mij? Of gaat het over ons?

Interne mindset

De mindset die gaat over ‘mij’ kan je interne mindset noemen. Bij een interne mindset (wat we ‘in de box’ noemen) doen anderen er minder toe dan ‘ik’. Het gaat om mijn doelen, mijn gedrag en wat voor mij op dat moment belangrijk is. En, hoe anderen daaraan kunnen of zelfs moeten bijdragen.

Er kunnen allerlei redenen voor zijn dat je mindset nu intern gericht is. Ben je bijvoorbeeld naast je eigen werk ook aan het  homeschoolen, ben je bezorgd over nieuwe maatregelen vanuit de overheid, misschien heb je een onzekere toekomst of  een partner die onzeker is over zijn/haar toekomst of vind je het lastig al langere tijd in een sociaal isolement te zitten. De wereld ziet er anders uit en dat kan je mindset beïnvloeden.

Bij een interne mindset zijn anderen objecten, een vehikel of zelfs een obstakel. Een vehikel als iemand iets moet opleveren voor een doel dat jij te behalen hebt, wat ‘ik’ nu nodig heb. Iemand kan een obstakel zijn, dan ligt er een oordeel op de loer, iemand zit in de weg. Iemand kan een irreële factor zijn, die negeer ik.

In een tijd van afstand is een interne mindset heel goed voor te stellen, maar het heeft een niet-helpend of zelfs negatief effect op anderen!

Externe mindset

Tegenover interne mindset staat een externe mindset. Dan doen anderen ertoe net zoveel als jij er toe doet. Jouw doelen en uitdagingen en taken wat voor mij belangrijk is op dat moment. Tegelijkertijd ben je je ervan bewust dat er mensen zijn, mensen in jouw omgeving waar je impact op hebt, met eigen behoeften, doelen en uitdagingen. Het mooie van een externe mindset is dat je de uitdagingen van de ander meeweegt op het moment dat je besluit hoe je wilt handelen of hoe je wilt kijken. Dit betekent niet alleen maar rekening houden met anderen maar dat je je er permanent van bewust bent dat een ander ook iets wil, iets nodig heeft of moeite heeft met zaken. Je ziet jezelf als een persoon en de ander ook.

Meer weten? Bekijk ook de gratis webinars van Arbinger.nl.

Interne versus externe mindset

Mindset is een keuze

Mindset is iets waar je altijd een keuze in hebt. Je kunt in de box zitten of een externe mindset hebben. Je hebt altijd een keuze om uit de box te stappen. Merk je bijvoorbeeld dat je een ander – ondanks je goede intenties – als een object ziet, kun je ervoor kiezen om dat anders te doen en om hem of haar als een persoon te zien.

Hoe creëer je als leider accountability?

Mensen zijn zich er vaak niet van bewust welke impact mindset heeft op zijn of haar omgeving. Iemand met een externe mindset focust op gemeenschappelijk resultaat maar heeft ook zijn eigen uitdagingen. Hij of zij is zich er bewust van dat de manier waarop hij zijn werk doet, impact heeft op collega’s, leidinggevenden, interne klanten of medewerkers.

Als leider kun je ervoor zorgen dat jouw medewerkers ook zoveel mogelijk vanuit een externe mindset handelen. Dit zou je accountability in je team enorm verhogen. Maar hoe die je dat? Ook hier geldt; verbeter de wereld, begin bij jezelf. Welke stappen neem je:

  • Stap 1: Zie anderen als mens: waar zit de ander mee, blijf je er steeds van bewust
  • Stap 2: Pas jouw acties daarop aan
  • Stap 3: Kijk naar wat dat oplevert

Wees ook bereid dat als het niet het gewenste resultaat heeft, om je gedrag vanuit jouw eigenaarschap daarop aan te passen. Het is niet te onderschatten wat het effect is van het rolmodel dat je als leider kunt zijn, als je als eerste het initiatief neemt om dit gedrag te vertonen.

Welke vragen kun je stellen

Wat kun je je mensen dan vragen. Bijvoorbeeld ‘Wat heb jij nodig’ of ‘wat zijn jouw zorgen?’ En vooral ook, ‘Hoe kan ik jou daarin ondersteunen’? ‘Hoe kan ik jou helpen om ervoor te zorgen dat jij je doelen haalt?’. En als je het aandurft; ‘Hoe zit ik je in de weg?’. Want ondanks alle goede intenties zitten we elkaar toch ook vaak in de weg. Zeker nu we elkaar niet live zien is het best uitdagend. We doen over het algemeen alles met de beste intenties maar niet alles werkt even goed.

Stel jezelf eens de vraag; naar wie van de mensen in mijn team heb ik weleens een interne mindset? Zijn er mensen in het team die ik per ongeluk iets irrelevanter heb gemaakt dan ik eigenlijk zou willen, of die voor mij soms voelen als een obstakel omdat ze het niet doen zoals ik het wil? Of gebruik ik ze voor mijn doel als een vehikel? Stel de vragen en je zult verrast zijn over het effect ervan.

 “Stop holding people accountable. Start creating accountable people.”

Jim Farell – Arbinger Institute ​

Tot slot tips om eigenaarschap te stimuleren:

Tip 1: Zorg voor een goede afspraak vóóraf. Let op systemische weerstand (niet kunnen, niet willen, niet mogen, niet durven)​.

Tip 2: Creëer een ‘BHAG’ (big hairy audacious goal). Niet méér werk maar moeilijker werk​.

Tip 3:  ‘Supersize’ een taak, maak een bestaande taak een maatje groter waardoor een ‘capability gap’ ontstaat​.

Tip 4:  Geef 51% stemrecht, bij twijfel besluit de ander​.

 


WEBINAR EN E-WORKSHOPS

Om organisaties te helpen TACT-vol leiding te geven op afstand verzorgen we webinars en e-workshops.

Na de praktische e-workshop over Accountability met theorie en oefeningen weet je:

  • Het verband tussen accountability en Mindset
  • Hoe je je medewerkers leert om zich accountable te voelen en te gedragen
  • Wat jij zelf kunt doen in jouw eigen gedrag om dit te stimuleren

Interesse in de e-workshop Accountability of webinar TACTvol leidinggeven?

Neem contact op


Meer weten over TACT en tactvol leidinggeven op afstand op deze website? Kijk hier voor een overzicht.

Vanuit leiderschap zorgen voor vertrouwen

In tijden van crisis zijn er voor leiderschap vier hefbomen die ervoor zorgen dat jouw team bij elkaar blijft, de performance op peil blijft en het anders werken zo soepel mogelijk verloopt. Deze vier elementen verzamelen we onder de noemer TACT. Dit staat voor Trust, Accountability, Communicatie en Team. Als deze vier op orde zijn kun je ook in tijden van grote verandering en afstand, de boel bij elkaar houden. Juist nu wil je dat het teamverband sterk blijft, er saamhorigheid is en doelen nog in het vizier zijn. Daarom is aandacht voor deze vier voor organisaties, vanuit leiderschap, nu zeer verstandig. De eerste is Trust, ofwel Vertrouwen.


Vertrouwen

Vertrouwen is in brede zin essentieel voor het blijven doordraaien van de organisatie. Om aan te geven hoe vertrouwen een rol speelt kijken we eerst naar de gevolgen van een crisis. Er zijn altijd drie effecten. Die laten zich, ook al is het cliché, goed toelichten aan de hand van wc rollen.

  1. Toename in onzekerheid en onduidelijkheid: Is er voldoende toiletpapier, hoe moet je bepaalde regels lezen of insteken van de overheid interpreteren.
  2. Afgenomen vertrouwen: Zijn er nog wel voldoende wc rollen? Zou er echt een tekort zijn?
  3. Zelfbehoud:  Ik heb het toch maar gedaan (hamsteren) ook al vind ik het eigenlijk niet goed.

Het afgenomen vertrouwen richt zich ook op organisaties. Waar je werkt of mee samenwerkt. Om dit (weer) goed te krijgen moet je weten waar je je op moet richten. Wat maakt vertrouwen tot vertrouwen? Als je kijkt naar hoe vertrouwen werkt zijn deze soorten te onderscheiden:

Strategisch vertrouwen

Vertrouwen dat medewerkers hebben in de top van het bedrijf om de juiste strategische besluiten te nemen. Het strategisch vertrouwen is het vertrouwen dat je hebt in de organisatie.

Organisatievertrouwen

Vertrouwen van medewerkers in de waarden van de organisatie. Vertrouwen in het merk en waar het bedrijf voor staat. De vraag is of deze waarden in crisistijd nog nageleefd worden met elkaar.

Zelfvertrouwen

Gaat over wat je er zelf van vindt; hoe is het met jouw zelfvertrouwen? Wat heb je al ervaren en wat zijn jouw kwaliteiten. Heb je er nog wel vertrouwen in op dit moment en hoe spannend vind je het voor jezelf en voor de job die je te doen hebt.

Persoonlijk vertrouwen

Dit is het vertrouwen van medewerkers in de directe leidinggevende.

Elk type vertrouwen is belangrijk. Echter, die met de grootste hefboom voor jou als leider richting jouw team is persoonlijk vertrouwen. Het persoonlijk vertrouwen in teamleiders, in managers. Alle drie de typen zijn van invloed maar ze hebben vanuit leiderschapsoogpunt alleen maar effect als er vertrouwen is in de direct leidinggevende. Als het hier wankelt heb je niet zoveel meer aan de andere vormen van vertrouwen.

Een formule voor vertrouwen?

Tot zover de “theorie” over vertrouwen. Maar hoe werk je nu praktisch in jouw team aan vertrouwen? Wat verwacht je daarin van jezelf en van anderen? Voor een concretere invulling maken we gebruik van een aantal domeinen op basis waarvan vertrouwen werkt; geloofwaardigheid, betrouwbaarheid en intimiteit. Ze werken samen zoals in een formule, maar er is ook sprake van een afbreuk factor die het allemaal teniet kan doen.

Geloofwaardigheid

Dit heeft te maken met woorden. “Wat hij zegt over …. kan ik vertrouwen”. Dus, gelooft iemand jou, geloven ze wat je zegt? Zeg wat je doet.

Betrouwbaarheid

Doe je ook wat je zegt? Ben je betrouwbaar? Dit gaat over acties. “Ik kan ervan uitgaan dat zij…”.

Intimiteit

De derde factor die bijdraagt aan vertrouwen geven aan mensen is intimiteit, met emotie. “Ik voel me op mijn gemak als ik over …. praat.”

Hoe staat het in verhouding tot jouw zelforiëntatie

Hoe druk ben je met jezelf? Ben je op jezelf gericht? Dat is goed mogelijk door stress of door de situatie. Het hoeft niet egoïstisch te zijn. Het gaat over je motieven. “Ik kan ervan uitgaan dat hij zich bekommert om mijn…”.

Vertrouwensformule

Reken maar uit

G + B + I helpen enorm bij het geven van vertrouwen aan mensen. Echter, dit wordt direct om zeep geholpen als het gaat over wat in de noemer staat:  Z ofwel zelforiëntatie. Het vertrouwen wordt teniet gedaan als de zelforiëntatie te hoog is, als het teveel op jou gericht is. Jouw eigen behoefte, jouw motieven.

Tegen leiders zeggen we, kijk naar je eigen rol, geef jezelf eens 10 punten voor ieder domein (geloofwaardig, betrouwbaar, intimiteit, zelforiëntatie) en waar kom je dan op uit? De uitkomst kan zeer verrassend zijn. Je kunt op bepaalde vlakken goed bezig zijn, maar als jouw eigen doelen het belangrijkst zijn, dan kom je er minder ver mee.

Wat heb je als leider te doen

Persoonlijk vertrouwen is een grote hefboom. Als je als leider een groot persoonlijk vertrouwen uitstraalt naar je mensen dan werkt dat als een hefboom op het zelfvertrouwen van je mensen. Dus hoe meer een leider zorgt voor persoonlijk vertrouwen vanuit geloofwaardigheid, betrouwbaarheid en intimiteit, hoe beter.


WEBINAR EN E-WORKSHOPS

Om organisaties te helpen TACT-vol leiding te geven op afstand verzorgen we webinars en e-workshops.

Na deze praktische e-workshop over Trust met theorie en oefeningen weet je:

  • Waarom vertrouwen zo belangrijk is in deze onzekere tijd
  • Welke ingrediënten noodzakelijk zijn om een vertrouwensband te creëren
  • Wat jouw sterke punten zijn en waar jij je als leider in kunt verbeteren

Interesse in de e-workshop Trust of webinar TACTvol leidinggeven?

Neem contact op


Meer weten over TACT en tactvol leidinggeven op afstand op deze website? Kijk hier voor een overzicht.

 

De 5 condities van teameffectiviteit