Hoe creëer je accountability bij medewerkers op afstand

In tijden van crisis zijn er voor leiderschap vier hefbomen die ervoor zorgen dat jouw team bij elkaar blijft, de performance op peil blijft en het anders werken zo soepel mogelijk verloopt. Deze vier elementen verzamelen we onder de noemer TACT. Dit staat voor Trust, Accountability, Communicatie en Team. Als deze vier op orde zijn kun je ook in tijden van grote verandering en afstand, de boel bij elkaar houden. Juist nu wil je dat het teamverband sterk blijft, er saamhorigheid is en doelen nog in het vizier zijn. Daarom is aandacht voor deze vier voor organisaties, vanuit leiderschap, nu zeer verstandig. De tweede is Accountability, ofwel Verantwoordelijkheid en Eigenaarschap.


Accountability

Accountability gaat over verantwoordelijk zijn en je verantwoordelijk voelen voor het resultaat en hier eigenaarschap op nemen. Extra uitdagend nu we op afstand werken van elkaar. Het is heel goed mogelijk dat leiders nu in de reflex schieten om vooral veel mensen verantwoordelijk te houden voor resultaten. Medewerkers zijn ver weg, werken op afstand, dus dat lijkt soms het beste om te doen. Maar het leidt ertoe dat je als leider vooral bezig bent met excelsheets, bila’s, controle en lijstjes. Je loopt als het ware van honk naar honk maar je hebt geen idee hoe het hele veld eruit ziet. En de teamleden hebben geen idee hoe het met iedereen gaat. Het kost je veel tijd – die je eigenlijk niet hebt – en de mensen krijgen er ook geen energie of overzicht van. En vooral; de performance daalt wanneer er gewacht wordt totdat jij weer voorbij komt om te checken, of om kleine opdrachten te geven. Dat wil je voorkomen. Je wilt er als leider voor zorgen dat mensen zich verantwoordelijk voelen voor hetgeen je met elkaar te doen hebt. Hoe doe je dat als leider op afstand?

“As a leader you’re not responsible for the results. You’re responsible for the people who are responsible for the results.”

Simon Sinek

Mindset bepaalt het gedrag 

Accountability binnen organisaties heeft alles te maken met mindset. Volgens de pyramide van het Arbinger Institute bepaalt mindset in grote mate jouw concrete gedrag en dat gedrag bepaalt het uiteindelijke resultaat. Mensen kunnen wel iets beheersen maar de vraag is of ze het daadwerkelijk doen. Dus moet je weten hoe je dat gedrag beïnvloedt.

Mindset is de manier waarop je kijkt naar een situatie. De manier waarop je kijkt naar uitdagingen, naar de omstandigheden van het moment. Je bent als leider verantwoordelijk voor je eigen mindset en jouw mensen zijn verantwoordelijk voor hun eigen mindset. Wat jij daarin kunt doen is het goede voorbeeld geven (want jouw mindset beïnvloedt de mindset van jouw mensen in het team) en het ontwikkelen van de mindset van anderen.

Eigenlijk zijn er twee belangrijke mindsets (foto). Gaat het over mij? Of gaat het over ons?

Interne mindset

De mindset die gaat over ‘mij’ kan je interne mindset noemen. Bij een interne mindset (wat we ‘in de box’ noemen) doen anderen er minder toe dan ‘ik’. Het gaat om mijn doelen, mijn gedrag en wat voor mij op dat moment belangrijk is. En, hoe anderen daaraan kunnen of zelfs moeten bijdragen.

Er kunnen allerlei redenen voor zijn dat je mindset nu intern gericht is. Ben je bijvoorbeeld naast je eigen werk ook aan het  homeschoolen, ben je bezorgd over nieuwe maatregelen vanuit de overheid, misschien heb je een onzekere toekomst of  een partner die onzeker is over zijn/haar toekomst of vind je het lastig al langere tijd in een sociaal isolement te zitten. De wereld ziet er anders uit en dat kan je mindset beïnvloeden.

Bij een interne mindset zijn anderen objecten, een vehikel of zelfs een obstakel. Een vehikel als iemand iets moet opleveren voor een doel dat jij te behalen hebt, wat ‘ik’ nu nodig heb. Iemand kan een obstakel zijn, dan ligt er een oordeel op de loer, iemand zit in de weg. Iemand kan een irreële factor zijn, die negeer ik.

In een tijd van afstand is een interne mindset heel goed voor te stellen, maar het heeft een niet-helpend of zelfs negatief effect op anderen!

Externe mindset

Tegenover interne mindset staat een externe mindset. Dan doen anderen ertoe net zoveel als jij er toe doet. Jouw doelen en uitdagingen en taken wat voor mij belangrijk is op dat moment. Tegelijkertijd ben je je ervan bewust dat er mensen zijn, mensen in jouw omgeving waar je impact op hebt, met eigen behoeften, doelen en uitdagingen. Het mooie van een externe mindset is dat je de uitdagingen van de ander meeweegt op het moment dat je besluit hoe je wilt handelen of hoe je wilt kijken. Dit betekent niet alleen maar rekening houden met anderen maar dat je je er permanent van bewust bent dat een ander ook iets wil, iets nodig heeft of moeite heeft met zaken. Je ziet jezelf als een persoon en de ander ook.

Meer weten? Bekijk ook de gratis webinars van Arbinger.nl.

Interne versus externe mindset

Mindset is een keuze

Mindset is iets waar je altijd een keuze in hebt. Je kunt in de box zitten of een externe mindset hebben. Je hebt altijd een keuze om uit de box te stappen. Merk je bijvoorbeeld dat je een ander – ondanks je goede intenties – als een object ziet, kun je ervoor kiezen om dat anders te doen en om hem of haar als een persoon te zien.

Hoe creëer je als leider accountability?

Mensen zijn zich er vaak niet van bewust welke impact mindset heeft op zijn of haar omgeving. Iemand met een externe mindset focust op gemeenschappelijk resultaat maar heeft ook zijn eigen uitdagingen. Hij of zij is zich er bewust van dat de manier waarop hij zijn werk doet, impact heeft op collega’s, leidinggevenden, interne klanten of medewerkers.

Als leider kun je ervoor zorgen dat jouw medewerkers ook zoveel mogelijk vanuit een externe mindset handelen. Dit zou je accountability in je team enorm verhogen. Maar hoe die je dat? Ook hier geldt; verbeter de wereld, begin bij jezelf. Welke stappen neem je:

  • Stap 1: Zie anderen als mens: waar zit de ander mee, blijf je er steeds van bewust
  • Stap 2: Pas jouw acties daarop aan
  • Stap 3: Kijk naar wat dat oplevert

Wees ook bereid dat als het niet het gewenste resultaat heeft, om je gedrag vanuit jouw eigenaarschap daarop aan te passen. Het is niet te onderschatten wat het effect is van het rolmodel dat je als leider kunt zijn, als je als eerste het initiatief neemt om dit gedrag te vertonen.

Welke vragen kun je stellen

Wat kun je je mensen dan vragen. Bijvoorbeeld ‘Wat heb jij nodig’ of ‘wat zijn jouw zorgen?’ En vooral ook, ‘Hoe kan ik jou daarin ondersteunen’? ‘Hoe kan ik jou helpen om ervoor te zorgen dat jij je doelen haalt?’. En als je het aandurft; ‘Hoe zit ik je in de weg?’. Want ondanks alle goede intenties zitten we elkaar toch ook vaak in de weg. Zeker nu we elkaar niet live zien is het best uitdagend. We doen over het algemeen alles met de beste intenties maar niet alles werkt even goed.

Stel jezelf eens de vraag; naar wie van de mensen in mijn team heb ik weleens een interne mindset? Zijn er mensen in het team die ik per ongeluk iets irrelevanter heb gemaakt dan ik eigenlijk zou willen, of die voor mij soms voelen als een obstakel omdat ze het niet doen zoals ik het wil? Of gebruik ik ze voor mijn doel als een vehikel? Stel de vragen en je zult verrast zijn over het effect ervan.

 “Stop holding people accountable. Start creating accountable people.”

Jim Farell – Arbinger Institute ​

Tot slot tips om eigenaarschap te stimuleren:

Tip 1: Zorg voor een goede afspraak vóóraf. Let op systemische weerstand (niet kunnen, niet willen, niet mogen, niet durven)​.

Tip 2: Creëer een ‘BHAG’ (big hairy audacious goal). Niet méér werk maar moeilijker werk​.

Tip 3:  ‘Supersize’ een taak, maak een bestaande taak een maatje groter waardoor een ‘capability gap’ ontstaat​.

Tip 4:  Geef 51% stemrecht, bij twijfel besluit de ander​.

 


WEBINAR EN E-WORKSHOPS

Om organisaties te helpen TACT-vol leiding te geven op afstand verzorgen we webinars en e-workshops.

Na de praktische e-workshop over Accountability met theorie en oefeningen weet je:

  • Het verband tussen accountability en Mindset
  • Hoe je je medewerkers leert om zich accountable te voelen en te gedragen
  • Wat jij zelf kunt doen in jouw eigen gedrag om dit te stimuleren

Interesse in de e-workshop Accountability of webinar TACTvol leidinggeven?

Neem contact op


Meer weten over TACT en tactvol leidinggeven op afstand op deze website? Kijk hier voor een overzicht.

Interne versus externe mindset

Tijdens de Gooi Evening over Teams besprak Marjanke Edeling met de deelnemers van haar workshop de Interne Mindset versus de Externe Mindset. Hieronder haar terugblik:

Mindset Matters!

Wat was het leuk om tijdens de Gooi Evening over teams met elkaar te verkennen wat er gebeurt als je een vruchtbare bodem van mindset onder teams plaatst. Weet je ze nog, de modellen die je helpen om anderen als mens te zien en niet als iemand die je inzet om je eigen doelen te bereiken? Bijvoorbeeld het collusie model, wat je direct laat zien hoe silo’s zich vormen? Of de interne versus de externe mindset? Waar kies jij voor?

We beseffen ons steeds meer dat we nog veel succesvoller kunnen zijn als we elkaar versterken. Dus stop de strijd en creëer een cultuur, een basis, waar ieder ertoe doet, en van daaruit bijdraagt aan de resultaten die je gezamenlijk wilt bereiken.

Heb je de munt al geplant? Leuk als je ons uitnodigt voor de thee, individueel of om een inspirerende keynote te verzorgen voor je team!

We horen graag van je, Marjanke Edeling namens team Ownpower, www.ownpower.nl.

KPN Zakelijke Markt klantcase

Vraag van de klant

KPN Sales Business Market is bezig met een fundamentele verandering. KPN Sales BM wil zijn positie als ICT dienstverlener in de zakelijke markt versterken, waarbij een shift plaats moet vinden van het verkopen van traditioneel telecom portfolio naar het verkopen van ICT portfolio. De transformatie bestaat uit de lancering van nieuwe value proposities en target portfolio, implementatie van Oracle Sales Cloud en de introductie van een nieuw sales model (met nieuwe rollen en nieuwe verwachtingen van bestaande rollen) en een nieuw salesproces. Deze nieuwe organisatie inrichtingsaspecten zijn alleen succesvol wanneer medewerkers beschikken over de juiste sales mentaliteit en bijbehorend gedrag. Het Capability Building programma heeft tot doel deze essentiële vaardigheden te ontwikkelen.

Doelstellingen Capability Building Programma
Hieronder vindt u de ambitie van KPN vertaald naar concrete resultaten op de diverse niveaus van Kirkpatrick:

Op het niveau van leertoepassing gaat het zowel om sales management als sales leiderschap. Zaken als het intensief gebruik van KPI dashboards en funnel management, behoren tot het sales management en hebben tot doel de dagelijkse complexiteit te beheersen en voorspelbaar te maken. Sales leiderschap heeft tot doel veranderingen door te voeren en vraagt om een visie op Sales en door inspiratie en coaching medewerkers intrinsiek te motiveren om het beste uit zichzelf te halen. Vanuit dit denkkader zagen wij drie potentiele hindernissen voor Sales management. Op het niveau van leertoepassing gaat het zowel om sales management als sales leiderschap. Zaken als het intensief gebruik van KPI dashboards en funnel management, behoren tot het sales management en hebben tot doel de dagelijkse complexiteit te beheersen en voorspelbaar te maken. Sales leiderschap heeft tot doel veranderingen door te voeren en vraagt om een visie op Sales en door inspiratie en coaching medewerkers intrinsiek te motiveren om het beste uit zichzelf te halen. Vanuit dit denkkader zagen wij drie potentiele hindernissen voor Sales management.

  1.  De salesmanager stuurt enkelzijdig op het beheersen van sales processen en wordt a.h.w. een boekhouder die zorgvuldigheid en compleetheid nastreeft. Op zich nastrevenswaardige activiteiten, maar het inspireert niet en leidt niet tot veranderingen.
  2. De salesmanager is een bevlogen en een zeer inspirerende leider, weet medewerkers te inspireren hun talent volledig in te zetten. Hij negeert echter noodzakelijke sales processen en administratie, wat leidt tot onvoorspelbaarheid en chaos.
  3. De salesmanager weet geen balans aan te brengen tussen zijn eigen directe sales inspanningen en het aansturen van zijn mensen. Teveel eigen sales is positief als rolmodel, ‘loopt de gaten dicht’ maar vergeet medewerkers te ontwikkelen. Te weinig gericht zijn op eigen sales maakt salesmanagers ongeloofwaardig als leidinggevende.

Aanpak

De leerlijn start met een performance scan op basis waarvan de keuze voor individuele modules en het formuleren van individuele ontwikkeldoelen plaatsvindt. De leidinggevende voert een voorbereidend gesprek met de deelnemer. De trainer voert een intakegesprek met de deelnemer en zijn leidinggevende, een zogenaamd driegesprek. Maar daarvoor heeft reeds de module Persoonlijk Leiderschap plaatsgevonden, om de veranderbereidheid en motivatie voor het programma eerst te mobiliseren. Outward Mindset komt in deze module uitgebreid aan bod als vertrekpunt en vormt de rode draad voor de gedragsverandering in de vervolgactiviteiten. Want vaardigheden veranderen zonder de bijbehorende mindset te beïnvloeden heeft een kortdurend effect.

Resultaat

Het traject loopt nog door tot in 2019. Zodra resultaten bekend zijn voegen we deze toe.

Arbinger NL

Ontwikkelen en implementeren van een externe mindset

Al 35 jaar helpt Arbinger organisaties succesvol veranderen door hun medewerkers te helpen een Externe Mindset te ontwikkelen. Studies hebben aangetoond dat organisaties die op dit soort mindset verandering focussen, vier keer meer kans hebben om te slagen in organisatieverandering, dan organisaties die zich alleen richten op gedragsverandering.

Arbinger is nu ook in Nederland!
Meld je aan voor meer informatie of geef je direct op voor een van de eerste open workshops in Nederland.