Hoe zorg je als leider voor een effectief team op afstand?

In tijden van crisis zijn er voor leiderschap vier hefbomen die ervoor zorgen dat jouw team bij elkaar blijft, de performance op peil blijft en het anders werken zo soepel mogelijk verloopt. Deze vier elementen verzamelen we onder de noemer TACT. Dit staat voor Trust, Accountability, Communicatie en Team. Als deze vier op orde zijn kun je ook in tijden van grote verandering en afstand, de boel bij elkaar houden. Juist nu wil je dat het teamverband sterk blijft, er saamhorigheid is en doelen nog in het vizier zijn. Daarom is aandacht vanuit leiderschap voor deze vier elementen nu zeer verstandig. De vierde hefboom vanuit leiderschap is Team.


leider thuis team op afstand

TEAM

Wat momenteel erg leeft binnen organisaties en bij leiders is de vraag ‘Hoe houd ik nu de roedel bij elkaar?’ Hiervoor werken onderstaande aandachtspunten:

  • Relatie eerst, inhoud volgt later
  • Zonder richting geen resultaat
  • Als je met teamsamenwerking bezig wilt zijn, moet je vooral niet alleen met teamsamenwerking bezig zijn

Belangrijk in tijden van verandering en afstand is allereerst dat de onderlinge relaties goed zijn. Best een uitdaging voor een team op afstand. Door de telefoon en via schermen contact houden geeft een andere dynamiek. Hoe iedereen afzonderlijk daarmee om gaat is verschillend. Weet hoe dit leeft bij alle teamleden. Als je als leider de relaties tussen jou en de teamleden goed kunt houden en ook het teamverband onderling, heb je een goede basis. Daar werken de andere TACT-elementen als Trust, Accountability en Communicatie ook aan mee.

Vervolgens moet je ook voldoende richting geven. Waar gaan we heen met het team? Is dit hetzelfde als voorheen of zijn de organisatie- en teamdoelen wellicht aangepast in deze situatie. Alleen bij een heldere koers kom je tot resultaten. Dit is extra belangrijk nu het in de omgeving ‘rommelt’ en er veel onzeker en onduidelijk is.

Tot slot is het focussen op teamsamenwerking goed als je het in een groter geheel bekijkt. Je kunt pas van een goede teamsamenwerking spreken als alle onderdelen van teameffectiviteit op orde zijn.

De 5 condities voor teameffectiviteit

Er zijn vijf bewezen condities die van belang zijn voor effectief teamgedrag (Hackman). Hiermee zorg je dat jouw team in shape is en goed kan functioneren. Dus vooral nu belangrijk om aandacht voor te hebben.

Team condities Gooiconsult

  1. Organisatie
    Hoe staat het met de processen, het thuiswerken, middelen als laptops, programma’s, etc. Is alles goed geregeld zodat teamleden op afstand hun werk goed kunnen uitoefenen? Naast middelen hoort ook de juiste informatie hierbij.
  2. Coach
    Is er voldoende coaching beschikbaar? Is feedback (nog) een onderdeel en ervaart het team voldoende steun? Elementen die soms vergeten kunnen worden als er veranderingen zijn. Niet uit onwil maar omdat de crisissituatie eerst vraagt om primaire zaken zodat werken op afstand überhaupt kan. Toch is coaching nodig om de boel bij elkaar te houden en kan dit verder worden uitgebreid als het werken op afstand in de basis staat.
  3. Koers
    Zijn jouw teamleden bekend met een heldere koers? De koers van een organisatie of van een team komt in tijden als deze vaker onder druk te staan. Bij korte termijn activiteiten zal het sneller goed gaan maar juist de gemeenschappelijke koers maakt dat mensen samenwerking opzoeken. Blijf het team bewust maken van de koers. Teamgedrag verdwijnt meteen als er geen gezamenlijkheid (meer) is. Het risico bestaat dat individuele doelen en eigen interpretaties de overhand nemen. Dus zorg ervoor dat het team weet waar het samen naartoe werkt.
  4. Ik
    Doordat een team een groep is, is er bij teams en teamontwikkeling meestal een grote focus op de groepsdynamiek. Toch is het niet te onderschatten hoe het gaat met iedere afzonderlijke schakel van de ketting. Dus vraag als leider geregeld aan individuele teamleden hoe ze zich voelen binnen het team, hoe ze omgaan met de situatie, en of ze zorgen hebben. Het is belangrijk dat elk individu scherp heeft waar hij of zij aan bijdraagt en wat hij of zij te doen heeft.
  5. Team
    De nieuwe situatie vraagt voor het teamgedrag om nieuwe rituelen en gewoontes. Hoe sneller jij als leider in staat bent om te zorgen dat die nieuwe samenwerkingsgedragingen ontstaan, des te beter. Normaal is een team in staat om dat zelf te organiseren bijvoorbeeld bij de koffieautomaat, in meetings, door samen te lunchen. Daarin wordt al veel teamgedrag vormgegeven. Nu dat niet kan kun jij als leider helpen daar initiatieven in te nemen om ervoor te zorgen dat die nieuwe rituelen er komen. Wat daarbij helpt:
    – Regelmaat, ritme creëren
    – Interafhanklijkheid
    – Onderling in communicatie laten gaan, zorg dat ze elkaar op kunnen en moeten zoeken

 

De vijf condities van teameffectiviteit zijn 5 knoppen waaraan je kunt draaien. Waarvan je je kunt afvragen of alles op orde is of dat je ergens iets zou moeten bijstellen.

 

If it ain’t broken, don’t fix it! Tweak it

We zitten in een bijzondere tijd. Een niet leuke, spannende tijd die onder andere veel vraagt van jouw leiderschap en nieuw leiderschap, community zin. Zorg eerst voor jezelf, je eigen zuurstofmasker op, en zorgt dat je daarna anderen kunt helpen. Als jij niet overeind blijft kunnen ook je mensen niet overeind blijven.

Tot slot: 6 tips voor teams

Tip 1: Blijf in contact: hanteer de 2hr-rule; als collega’s langer dan 2 uur geen contact hebben gehad, stimuleer ze dan om dat wel te doen.

Tip 2: Wat verwacht je: wees duidelijk over wat er gebeurt en wanneer. Op kantoor merk je of de ander gestresst is of druk. Nu moet je extra vinger aan de pols houden!

Tip 3: Check in: Met jezelf en anderen. Laat weten hoe je je voelt, waar je dankbaar voor bent, waar je kunt helpen en check hoe het met de ander is.

Tip 4: Eat the frog: Start niet met het gemakkelijkste. Het is verleidelijk om de makkelijke dingen eerst af te werken. Dat maakt het afvinklijstje lekker snel vol. Begin je dag met taaie klussen waar jouw beste denken voor nodig is!

Tip 5: Talk big & small: Soms is het kleine waardevoller! Zorg ook voor small talk. Om gewoon even te verbinden. Aandacht voor de ”chit” in de “chat”.

Tip 6: Blijf doorbouwen op elkaar: Blijf mensen uitnodigen om met ideeën te komen. In dit soort situaties waarin de druk hoog wordt zie je vaak dat teams terug gaan naar de basis waardoor nieuwe creativiteit onder druk komt te staan. Terwijl je dat nu juist nodig hebt om het team vitaal te houden. Als je anderen stimuleert om met ideeën te komen en toestaat om fouten te maken wordt er geleerd. Goed of fout bestaat niet. Het is goed of, je hebt ervan geleerd.

 

Als je anderen stimuleert om met ideeën te komen en toestaat om fouten te maken wordt er geleerd. Goed of fout bestaat niet. Het is goed of, je hebt ervan geleerd.

 

Gooiconsult biedt je inzichten waarmee je aan de slag kunt gaan. In de vorm van een webinar helpen we leiders binnen organisaties met TACTvol leiderschap. Verdieping per onderdeel is mogelijk via de TACT e-workshops. Is er binnen jouw organisatie of team ook behoefte naar tactvol leiderschap op afstand? Bekijk de informatie of neem contact op, we helpen graag.


WEBINAR EN E-WORKSHOPS

Om organisaties te helpen TACT-vol leiding te geven op afstand verzorgen we webinars en e-workshops.

Interesse in de e-workshop Team of webinar TACTvol leidinggeven?

Neem contact op


Meer weten over TACT en tactvol leidinggeven op afstand op deze website? Kijk hier voor een overzicht.

Lees ook het artikel ‘Team dynamics; in veel teams schuilt een dream team!’

Communiceren in de drie fases van verandering die we allemaal doorlopen

In tijden van crisis zijn er voor leiderschap vier hefbomen die ervoor zorgen dat jouw team bij elkaar blijft, de performance op peil blijft en het anders werken zo soepel mogelijk verloopt. Deze vier elementen verzamelen we onder de noemer TACT. Dit staat voor Trust, Accountability, Communicatie en Team. Als deze vier op orde zijn kun je ook in tijden van grote verandering en afstand, de boel bij elkaar houden. Juist nu wil je dat het teamverband sterk blijft, er saamhorigheid is en doelen nog in het vizier zijn. Daarom is aandacht vanuit leiderschap voor deze vier elementen nu zeer verstandig. De derde is Communicatie.


Communicatie

Voor het communiceren door leiders in tijden van crisis hanteren wij de volgende principes:

  • Teveel communicatie kun je afschalen, te weinig communicatie verergert
  • One size fits all is gebruikelijk, maar one size fits one is beter
  • Emoties komen van rechts
  • Teveel in je eigen bubble

Je doet er goed aan veel te communiceren blijkt uit onderzoek. Als dit na verloop van tijd teveel blijkt kun je dit altijd nog minderen. Als je te laat bent kun je het niet meer inhalen. Ook hanteer je beter de insteek ‘one size fits one’ om je bericht goed te laten landen. Communiceer op maat. Kijk goed naar wie je mailt en pas er je bericht op aan, in plaats van iedereen dezelfde mail te sturen.

Houd je geregeld online team meetings? Dan heb je vast gemerkt dat emoties hoog kunnen zitten. Geef daar voorrang aan. Mensen verkeren in verschillende situaties en kunnen zorgen of stress ervaren. Als je daar aandacht voor hebt, geeft dat lucht en ruimte. En tot slot kan het gebeuren dat je teveel vanuit jezelf kijkt en handelt. Als je ergens enthousiast over bent heb je zin om er iedereen ermee ‘lastig te vallen’, maar is de ander daar ook aan toe?

De positieve effecten van vroegtijdig en frequent communiceren

In een onderzoek naar de houdingen van medewerkers ten aanzien van het communiceren in dit soort crisis tijden is gekeken naar de mate van Stress, Onzekerheid, Tevredenheid, Betrokkenheid, Oordeel over betrouwbaarheid/eerlijkheid management, Intentie om te blijven en Performance. Dit gedrag is onder de loep genomen in relatie tot twee typen communicatie: de communicatie die pas start wanneer alles duidelijk is, en de communicatie die vroegtijdig start en frequent is. Enkele onderzoeksresultaten:

Onzekerheid neemt toe met 24% als je pas communiceert als alles helder is
Onzekerheid neemt af met 2% wanneer je vroegtijdig en vaak communiceert

Tevredenheid neemt af met 21% als je pas communiceert als alles helder is
Tevredenheid neemt toe met 7% als je dat vroeg en vaak doet

communicatie en gedrag

Maar de grootste eyeopener zit vooral hier:

Het oordeel over jou als leider en de betrouwbaarheid van het management neemt af met 25% als je in de tussentijd niet hebt gecommuniceerd, maar pas als alles duidelijk is

Het oordeel over jou als leider en de betrouwbaarheid van het management neemt toe met 14% als je vroeg en frequent communiceert

Kortom, afschalen kan, inhalen later niet meer.

De fases die we allemaal doorlopen bij verandering

In onderstaande figuur worden de fases op hoofdlijnen weergegeven, waar iedereen in een crisistijd die gepaard gaat met veranderingen doorheen gaat. Reacties als ontkenning, boosheid en aanvaarding wisselen elkaar af. Men moet wennen aan de nieuwe werkelijkheid. Jij kunt als leider niet kunt voorkomen dat mensen hier doorheen gaan. Je kunt wél helpen versnellen waar ze doorheen gaan. Daarbij is het goed om te realiseren dat niet iedereen op hetzelfde moment in dezelfde fase zit. Top Management is vaak vroeg op de hoogte, neemt besluiten en zit eerder in de nieuwe werkelijkheid. Daar is vaak de neiging om ook vanuit een nieuwe werkelijkheid dingen te benoemen, terwijl het middenmanagement nog niet volledig op de hoogte is. Zij hebben er al wel van gehoord maar zitten nog in de zogenaamde ‘messy middle’. Weer andere medewerkers zijn pas nog later op de hoogte.

Figuur Fases van verandering bij medewerkers (en jezelf)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Deze verschillende fases zijn te duiden als:

  • Fase 1 Schok
  • Fase 2 Messy middle
  • Fase 3 Nieuwe werkelijkheid

Met deze fases heb je in je communicatie rekening te houden vanwege de wisselende behoeftes. Doe je dit onhandig, dan blijven mensen hangen. Doe je het handig dan kun je het versnellen.

Drie verschillende behoeftes

Door het bevinden in de verschillende fases is ook de informatiebehoefte per fase anders. We onderscheiden een behoefte aan:

  • Informatieve communicatie (passend bij fase 1 Schok)
  • Ondersteunende communicatie (passend bij fase 2 Messy Middle)
  • Inspirerende communicatie (passend bij fase 3 Nieuwe werkelijkheid)

Als er geen crisis is, is de communicatie goed te plannen, fase voor fase. Alles op het juiste moment. In geval van grote veranderingen loopt dit meer door elkaar. Afhankelijk van de fase waar je iemand in zit wil je tenslotte een andere soort communicatie ontvangen, op basis van de informatie die er al is. Door met deze fases rekening te houden (in welke zit de ontvanger of ontvangers van jouw bericht?) bereik je je doelgroep beter.

TIP
Als je communiceert doe het frequent en vroegtijdig, zorg ervoor dat deze 3 elementen in jouw vorm van communicatie zitten. Wees helder over de informatie én wees helder over hoe je daarin een ander kan helpen, of hoe iemand zichzelf kan helpen en zorg dat er een nieuw perspectief is.

Je hebt over het algemeen talent voor één van de drie vormen. Je communiceert van nature…

  1. Inspirerend: toekomstgericht, visionair, snel enthousiast, always on, optimistisch
  2. Ondersteunend: gevoel voor onderstroom, natuurlijke coach, geduldig, people manager
  3. Informatief: heldere denker, analytisch, rationeel, gestructureerd, helikopter view

Hoe communiceer jij vooral? En waar heb je aandacht aan te geven? Het is goed om je hiervan bewust te zijn, zodat je ook aan de andere informatiebehoeften kunt voldoen. Dus communiceer je vooral ondersteunend? Probeer dan als je gaat communiceren ook inspirerend en informatief te zijn (en vice versa als het een van de anderen is).

Tot slot: 4 tips om communicatie te stimuleren

Tip 1: Breng alle communicatievormen samen in 1 boodschap.

Tip 2: Ondersteunende communicatie betreft vragen als: Wat heb je nodig? Wat speelt er? Wat belemmert jou?

Tip 3:  Inspirerende communicatie is communicatie waarbij je het vervolg al voor je kan zien, door de bedreiging of de kans.

Tip 4:  Als je twijfelt over of je moet communiceren ben je vermoedelijk al aan de late kant. Factor 10 is het verschil tussen of jij denkt dat het genoeg is en of de ander het ook echt begrepen heeft.


WEBINAR EN E-WORKSHOPS

Om organisaties te helpen TACT-vol leiding te geven op afstand verzorgen we webinars en e-workshops.

Interesse in de e-workshop Communicatie of webinar TACTvol leidinggeven?

Neem contact op


Meer weten over TACT en tactvol leidinggeven op afstand op deze website? Kijk hier voor een overzicht.

Medewerker Project Support Team (m/v) voor 24-32 uur per week

Tevreden klanten, daar draait het allemaal om!

Een maatwerkproject soepel laten verlopen is een kunst en vraagt om een grote mate van flexibiliteit. Ons project support team is de olie in een (meestal) geruisloze projectmachine. Alles op tijd geregeld, de juiste mensen op de juiste plaats, een onverwachte kink in de kabel opgelost. Een vlekkeloze projectcoördinatie is waar ons team om bekend staat. Al jaren worden we door onze klanten gezien als een van de onderscheidende factoren van Gooiconsult.

In deze functie vorm je met de andere collega’s van het project support team het hart van de organisatie. Je bent via e-mail of telefoon het eerste aanspreekpunt voor klanten en deelnemers en je ondersteunt de consultants en projectleiders. Je bewaakt, assisteert en signaleert. Je schept orde en structuur en bewaakt de processen. Ook bereid je de facturatie voor en verwerk je de inkoopkant van alle leveranciers die met Gooiconsult samenwerken. Hierbij werk je ook nauw samen met de afdeling Finance.

Wie ben jij?

Om deze functie goed en met plezier uit te kunnen oefenen is het belangrijk dat je klantgericht en resultaatgericht bent, verantwoordelijkheid neemt, dat je goed je prioriteiten kunt bepalen en deze ook kunt aanpassen als dat plotseling nodig blijkt. Je bent uiterst flexibel, maar houdt daarbij altijd oog voor de doelen die je wilt realiseren. Uiteraard vind je het leuk om net die extra stap voor de klant te zetten en ga je altijd voor het beste resultaat.
Je bent een open en enthousiaste persoonlijkheid, communicatief vaardig en je hebt een proactieve instelling. Je beschikt minimaal over een MBO/HBO werk- en denkniveau en hebt een commerciële, dienstverlenende drive. Je werkt secuur, bent in staat het overzicht op je projecten te bewaren, je toont een grote betrokkenheid en levert een bijdrage aan de goede sfeer binnen Gooiconsult. Klanten vinden het plezierig om je aan de telefoon te hebben en met je samen te werken. Affiniteit met leren en ontwikkelen is een pre!

Wat verder goed van pas komt:

  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift, Engels is een pre.
  • Kunnen werken met de Windows Office pakketten en Exact.
  • Aantoonbare werkervaring (5-10 jaar) in een klantgerichte functie.
  • Je heb affiniteit met mensen én met cijfers.
  • Je woont in de regio Utrecht (of vindt reizen geen bezwaar)

Over Gooiconsult

Gooiconsult is een middelgroot advies- en trainingsbureau dat binnen organisaties een duurzame cultuur van leren en presteren realiseert. Gooiconsult verbetert aantoonbaar de performance van menselijk kapitaal. Dit doen wij door weten, leren en presteren aan elkaar te verbinden. Gooiconsult biedt uitsluitend maatwerkprogramma’s die altijd in co-creatie met de klant worden ontwikkeld en uitgevoerd.

Werken bij Gooiconsult

Werk je bij ons, dan werk je:

  • bij een toonaangevend bureau in Learning & Development en werk je voor topklanten zoals ABN AMRO, KPN, KLM, UWV en Robeco. Klanten die elke dag meer en meer van ons verwachten;
  • in een dynamische omgeving met professionals die elke dag het beste willen creëren zonder daarbij gezelligheid en het vieren van successen uit het oog te verliezen;
  • bij een lerende organisatie waarin iedereen gedreven is om te leren en te ontwikkelen;
  • in het mooie Huize Voordaan waar vanaf 2015 vier vooraanstaande organisaties op het gebied van Learning & Development gevestigd zijn en waar we dé ontmoetingsplek voor HRD professionals in Nederland creëren. Samen met ROI Institute Europe, EMC Performance en VDS Training Consultants vormt Gooiconsult ‘The Learning Collective’ (thelearningcollective.nl), we werken onderling dan ook veel samen.

Wat wij je bieden

Een dynamische flexibele functie (24-32 per week) in Groenekan (nabij De Bilt, aan de rand van Utrecht. Kijk voor een indruk van je nieuwe werkomgeving op www.huizevoordaan.nl). Uiteraard bieden wij een goed en concurrerend arbeidsvoorwaardenpakket en uitstekende mogelijkheden voor professionele en persoonlijke ontwikkeling die we graag in een later stadium nader toelichten.

Geïnteresseerd?

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Daphne de Vries op 06 51107 307. Je sollicitatie in de vorm van een brief met uitgebreid CV met foto kun je voor 22 februari toesturen aan daphnedevries@gooiconsult.nl. Hierin verwachten we een onderbouwing van je ervaring en motivatie voor deze functie. De eerste gesprekken vinden in maart plaats.

Realiseer blijvende gedragsverandering

Stefan op de Woerd van Perflectie nam de deelnemers van zijn workshop op de Gooi Evening mee in het vraagstuk “hoe realiseer je blijvende gedragsverandering”? Voor teams zijn allerlei mogelijkheden om ze beter te laten performen, maar hoe maak je dat blijvend.

Bekijk hieronder zijn presentatie.

 

Multipliers presentatie Gooi Evening

Tijdens de Gooi Evening was het centrale thema Teams. Rick de Rijk koppelde dit via Teamleiderschap aan Multipliers. Hoe werkt het met de accidental diminishers in teams?

Klik op de afbeelding hieronder en download zijn presentatie.

Meer informatie over Multipliers vind je hier! Neem ook gerust contact met ons op over wat Multipliers kan betekenen binnen jouw organisatie.

 

TEAMS AANJAGERS VAN VERBETERING ORGANISATIE PERFORMANCE?

Wil je meer weten over de (on)zin van teamtrajecten? En hoe je met teams de organisatieperformance kunt verbeteren? Kom naar de Gooi Evening!

In samenwerking met onze partners Bloomville, EMC Performance, Ownpower, Perflectie, ROI Institute Europe en Tulser belichten wij dit thema vanuit diverse hoeken, in de gemoedelijke sfeer van een avondmarkt. Struin rond, doe kennis op, bespreek mogelijkheden voor jouw team(vraagstukken) en ontmoet HR en business collega’s.

Informatie en aanmelden
Enthousiast geworden? Meld je hier aan. We hopen je te ontmoeten op de Gooi Evening!

De Privacy wetgeving

Er wordt veel gecommuniceerd over het gebruik van persoonsgegevens in het kader van de nieuwe privacy wetgeving (AVG). Ook wij hechten hier vanzelfsprekend waarde aan. Gegevens die wij ontvangen gebruiken we alleen waarvoor ze bedoeld zijn en we gaan er zorgvuldig mee om.

Bekijk hier onze Privacyverklaring en zijn er vragen over uw privacy?
Neem dan gerust contact met ons op.

Een nieuwe website

Ook Gooiconsult ontwikkelt zich en wil qua uitstraling en communicatie met haar tijd meegaan. Zo werd onder meer een nieuwe website ontwikkeld waarmee we jou helder kunnen aangeven wat wij doen en wie wij zijn. Wil je meer weten over onze expertisegebieden en hoe wij onze kennis en kunde in de praktijk brengen? Kijk eens rond op Gooiconsult.nl en neem gerust contact met ons op bij vragen of opmerkingen.