Never waste a good crisis

Niet naar kantoor, wat kunnen we wel doen?

Voor veel medewerkers veranderde vanaf maart de werksituatie naar thuis werken of hybride (in ploegendiensten). Na de eerste periode waarin we vol adrenaline doorploeterden, worden we steeds meer moe van het vele turen naar het scherm. En er word geklaagd dat het moeilijk is contact te maken via een scherm, dat vergaderingen moeizaam gaan doordat deelnemers afgeleid zijn (nog afgezien van de technische problemen en dat er geen ruimte meer is voor sociale interactie (de zgn. koffieautomaat of wandelgang gesprekjes). Daarom wil de helft van de medewerkers graag weer (deels) naar kantoor*.


Plezierig ontwrichten

Toch wil ik graag de stelling aan dat het niet altijd aan het scherm ligt dat je geen ofminder contact maakt. Op kantoor waren er vast ook al vergaderingen waar 80% niet of niet geheel meedeed en zich verschool achter zijn laptopscherm waar mailtjes werden weggewerkt of facebook werd bekeken. Iedereen stortte zich op de agenda en maakte alleen het obligate rondje hoe het is (“goed hoor, druk”). Persoonlijke aandacht begint bij de ander zien als mens. Dat is zo bij face to face contact maar ook als je via digitale kanalen met elkaar communiceert.

Never waste a good crisis

Een veelgehoorde kreet in een crisis is ‘never waste good crisis’ dus laten we hier en nu bepalen wat we hieraan kunnen doen.

  1. Onderzoek overtuigingen: onderzoek welke overtuigingen jij of jouw team heeft over digitaal communiceren. Voorbeelden die wij regelmatig tegenkomen zijn:
  • Niet aanraken = geen contact
  • Aandacht moet je kunnen zien
  • De camera moet altijd aan voor optimaal digitaal persoonlijk contact
  • We moeten ons beperken tot de agenda in een digitaal overleg

Welke helpende of belemmerende overtuigingen heb jij?

  1. Bespreek met elkaar de uitgangspunten voor jullie communicatie:
  • Vanuit welke intentie/mindset neem jij deel aan dit gesprek? Ben je er met je volledige aandacht bij? Zijn beide partijen bereid om via het scherm contact te maken?
  • Kun je neutraal naar anderen luisteren, zonder oordeel?
  • Ben je alert op signalen dat de ander iets anders voelt/denkt dat dat hij/zij zegt of uitstraalt?
  • Durf je die signalen te benoemen (ik dacht waar te nemen dat…)?
  • Denk na met wie je communiceert. Bij een gesprek met een klant moet jij misschien iets harder je best doen maar bij een collega mag je verwachten dat jullie er allebei met aandacht bij zijn. Als je merkt dat dat niet zo is, durf dat dan te benoemen.
  • Denk na wat het doel is van je communicatie: wil je alleen maar informatie doorgeven of een echt gesprek voeren. Ook bij informatie doorgeven, moet je iedere keer checken: Hé ben je er nog? Zitten we met elkaar op 1 lijn?
  1. Deze tips helpen jou en jouw collega’s:
  • Stel je laptop zo op dat je recht in de camera kan kijken. Zet je notificaties uit en richt jouw volledige aandacht op het gesprek.
  • Maak afspraken in jouw team over wat er met en zonder beeld kan. Sommige afspraken kunnen ook via de telefoon (en dan kun je intussen een lekker blokje om!). Mijn favoriet is om informatie in een powerpoint met audio te ‘ondertitelen’; door deze voorbereiding kunnen we in het overleg snel tot de kern komen.
  • Als je op kantoor werkt, neem je af en toe een pauze door naar de koffieautomaat te lopen of even bij het bureau van een collega te stoppen. Thuis kan dat natuurlijk ook. Neem een pauze, wandel met de hond, staar eens 10 minuten voor je uit (mijn favoriet: de hangmat!).
  • Spontaan een borreltje doen is lastig maar je kunt wel momenten organiseren zonder agenda, met alleen maar als doel om te verbinden (mijn favoriet is om vragen te stellen als: welke serie kijk je nu, wat is je favoriete liedje of een spelletje zoals een pubquiz of bingo).
  • Bel eens iemand spontaan op en stel alleen maar vragen: Hoe is het? Waar maak je je zorgen over? Kan ik je ergens mee helpen? Wat was jouw succes van deze week?
  • Maak tijd voor sociale interactie aan het begin van de afspraak.

Natuurlijk verlang ik ook weer naar (deels) werken op kantoor. Ik wil spontaan de slappe lach krijgen met mijn collega’s, een high five geven bij een succes of iemand feliciteren met minimaal een handdruk. Zo lang dat niet mogelijk is, concentreer ik mijn aandacht op persoonlijk contact via de vele digitale kanalen die we ter beschikking hebben.

Gooiconsult heeft de afgelopen periode meer dan 2500 leiders in verschillende (profit en non-profit) organisaties geïnspireerd en tot actie aangezet in zgn. TACT webinars. Deze webinars gaan over de vier werkende bestanddelen voor leiders in crisistijd (trust, accountability, communicatie en team). Ook ondersteunen wij teams in verandering met de Gooiconsult Teamaanpak om een goed werkend team te ontwikkelen.

Wil je meer weten? Kijk hier of neem contact op.

Patricia Steen – Luijten

Met dank aan Marit Meijer.

*Bron: HR Praktijk

Hoe zorg je als leider voor een effectief team op afstand?

In tijden van crisis zijn er voor leiderschap vier hefbomen die ervoor zorgen dat jouw team bij elkaar blijft, de performance op peil blijft en het anders werken zo soepel mogelijk verloopt. Deze vier elementen verzamelen we onder de noemer TACT. Dit staat voor Trust, Accountability, Communicatie en Team. Als deze vier op orde zijn kun je ook in tijden van grote verandering en afstand, de boel bij elkaar houden. Juist nu wil je dat het teamverband sterk blijft, er saamhorigheid is en doelen nog in het vizier zijn. Daarom is aandacht vanuit leiderschap voor deze vier elementen nu zeer verstandig. De vierde hefboom vanuit leiderschap is Team.


leider thuis team op afstand

TEAM

Wat momenteel erg leeft binnen organisaties en bij leiders is de vraag ‘Hoe houd ik nu de roedel bij elkaar?’ Hiervoor werken onderstaande aandachtspunten:

  • Relatie eerst, inhoud volgt later
  • Zonder richting geen resultaat
  • Als je met teamsamenwerking bezig wilt zijn, moet je vooral niet alleen met teamsamenwerking bezig zijn

Belangrijk in tijden van verandering en afstand is allereerst dat de onderlinge relaties goed zijn. Best een uitdaging voor een team op afstand. Door de telefoon en via schermen contact houden geeft een andere dynamiek. Hoe iedereen afzonderlijk daarmee om gaat is verschillend. Weet hoe dit leeft bij alle teamleden. Als je als leider de relaties tussen jou en de teamleden goed kunt houden en ook het teamverband onderling, heb je een goede basis. Daar werken de andere TACT-elementen als Trust, Accountability en Communicatie ook aan mee.

Vervolgens moet je ook voldoende richting geven. Waar gaan we heen met het team? Is dit hetzelfde als voorheen of zijn de organisatie- en teamdoelen wellicht aangepast in deze situatie. Alleen bij een heldere koers kom je tot resultaten. Dit is extra belangrijk nu het in de omgeving ‘rommelt’ en er veel onzeker en onduidelijk is.

Tot slot is het focussen op teamsamenwerking goed als je het in een groter geheel bekijkt. Je kunt pas van een goede teamsamenwerking spreken als alle onderdelen van teameffectiviteit op orde zijn.

De 5 condities voor teameffectiviteit

Er zijn vijf bewezen condities die van belang zijn voor effectief teamgedrag (Hackman). Hiermee zorg je dat jouw team in shape is en goed kan functioneren. Dus vooral nu belangrijk om aandacht voor te hebben.

Team condities Gooiconsult

  1. Organisatie
    Hoe staat het met de processen, het thuiswerken, middelen als laptops, programma’s, etc. Is alles goed geregeld zodat teamleden op afstand hun werk goed kunnen uitoefenen? Naast middelen hoort ook de juiste informatie hierbij.
  2. Coach
    Is er voldoende coaching beschikbaar? Is feedback (nog) een onderdeel en ervaart het team voldoende steun? Elementen die soms vergeten kunnen worden als er veranderingen zijn. Niet uit onwil maar omdat de crisissituatie eerst vraagt om primaire zaken zodat werken op afstand überhaupt kan. Toch is coaching nodig om de boel bij elkaar te houden en kan dit verder worden uitgebreid als het werken op afstand in de basis staat.
  3. Koers
    Zijn jouw teamleden bekend met een heldere koers? De koers van een organisatie of van een team komt in tijden als deze vaker onder druk te staan. Bij korte termijn activiteiten zal het sneller goed gaan maar juist de gemeenschappelijke koers maakt dat mensen samenwerking opzoeken. Blijf het team bewust maken van de koers. Teamgedrag verdwijnt meteen als er geen gezamenlijkheid (meer) is. Het risico bestaat dat individuele doelen en eigen interpretaties de overhand nemen. Dus zorg ervoor dat het team weet waar het samen naartoe werkt.
  4. Ik
    Doordat een team een groep is, is er bij teams en teamontwikkeling meestal een grote focus op de groepsdynamiek. Toch is het niet te onderschatten hoe het gaat met iedere afzonderlijke schakel van de ketting. Dus vraag als leider geregeld aan individuele teamleden hoe ze zich voelen binnen het team, hoe ze omgaan met de situatie, en of ze zorgen hebben. Het is belangrijk dat elk individu scherp heeft waar hij of zij aan bijdraagt en wat hij of zij te doen heeft.
  5. Team
    De nieuwe situatie vraagt voor het teamgedrag om nieuwe rituelen en gewoontes. Hoe sneller jij als leider in staat bent om te zorgen dat die nieuwe samenwerkingsgedragingen ontstaan, des te beter. Normaal is een team in staat om dat zelf te organiseren bijvoorbeeld bij de koffieautomaat, in meetings, door samen te lunchen. Daarin wordt al veel teamgedrag vormgegeven. Nu dat niet kan kun jij als leider helpen daar initiatieven in te nemen om ervoor te zorgen dat die nieuwe rituelen er komen. Wat daarbij helpt:
    – Regelmaat, ritme creëren
    – Interafhanklijkheid
    – Onderling in communicatie laten gaan, zorg dat ze elkaar op kunnen en moeten zoeken

 

De vijf condities van teameffectiviteit zijn 5 knoppen waaraan je kunt draaien. Waarvan je je kunt afvragen of alles op orde is of dat je ergens iets zou moeten bijstellen.

 

If it ain’t broken, don’t fix it! Tweak it

We zitten in een bijzondere tijd. Een niet leuke, spannende tijd die onder andere veel vraagt van jouw leiderschap en nieuw leiderschap, community zin. Zorg eerst voor jezelf, je eigen zuurstofmasker op, en zorgt dat je daarna anderen kunt helpen. Als jij niet overeind blijft kunnen ook je mensen niet overeind blijven.

Tot slot: 6 tips voor teams

Tip 1: Blijf in contact: hanteer de 2hr-rule; als collega’s langer dan 2 uur geen contact hebben gehad, stimuleer ze dan om dat wel te doen.

Tip 2: Wat verwacht je: wees duidelijk over wat er gebeurt en wanneer. Op kantoor merk je of de ander gestresst is of druk. Nu moet je extra vinger aan de pols houden!

Tip 3: Check in: Met jezelf en anderen. Laat weten hoe je je voelt, waar je dankbaar voor bent, waar je kunt helpen en check hoe het met de ander is.

Tip 4: Eat the frog: Start niet met het gemakkelijkste. Het is verleidelijk om de makkelijke dingen eerst af te werken. Dat maakt het afvinklijstje lekker snel vol. Begin je dag met taaie klussen waar jouw beste denken voor nodig is!

Tip 5: Talk big & small: Soms is het kleine waardevoller! Zorg ook voor small talk. Om gewoon even te verbinden. Aandacht voor de ”chit” in de “chat”.

Tip 6: Blijf doorbouwen op elkaar: Blijf mensen uitnodigen om met ideeën te komen. In dit soort situaties waarin de druk hoog wordt zie je vaak dat teams terug gaan naar de basis waardoor nieuwe creativiteit onder druk komt te staan. Terwijl je dat nu juist nodig hebt om het team vitaal te houden. Als je anderen stimuleert om met ideeën te komen en toestaat om fouten te maken wordt er geleerd. Goed of fout bestaat niet. Het is goed of, je hebt ervan geleerd.

 

Als je anderen stimuleert om met ideeën te komen en toestaat om fouten te maken wordt er geleerd. Goed of fout bestaat niet. Het is goed of, je hebt ervan geleerd.

 

Gooiconsult biedt je inzichten waarmee je aan de slag kunt gaan. In de vorm van een webinar helpen we leiders binnen organisaties met TACTvol leiderschap. Verdieping per onderdeel is mogelijk via de TACT e-workshops. Is er binnen jouw organisatie of team ook behoefte naar tactvol leiderschap op afstand? Bekijk de informatie of neem contact op, we helpen graag.


WEBINAR EN E-WORKSHOPS

Om organisaties te helpen TACT-vol leiding te geven op afstand verzorgen we webinars en e-workshops.

Interesse in de e-workshop Team of webinar TACTvol leidinggeven?

Neem contact op


Meer weten over TACT en tactvol leidinggeven op afstand op deze website? Kijk hier voor een overzicht.

Lees ook het artikel ‘Team dynamics; in veel teams schuilt een dream team!’

Op de terugreis van ons avontuur in Singapore

Moe maar voldaan evalueren we onze inzet. Tijdverschil, avondeten op het ochtendtijdstip, om 8 uur landen op Schiphol en dan rechtstreeks weer aan het werk om de jetlag te verkleinen… Waarom doen we dit eigenlijk? Voor Gooiconsult zijn er eigenlijk twee motieven om buiten de grenzen actief te zijn. Allereerst is er het belang van onze klanten. De meeste van onze klanten zijn internationaal actief. Als wij de mensen in de organisatie helpen om hun performance te verbeteren door middel van leiderschaps- sales- team- of expertprogramma’s dan is er vaak ook de wens om dit op de buitenlandse vestigingen te doen. Met wat (inter-)culturele aanpassingen is daar soms best iets voor te zeggen.

Vaak adviseren wij onze klanten om eerst te zoeken naar local suppliers. Dit kan namelijk een goede zet zijn als er sprake is van een korte interventie, intensieve follow-up, etc. Toch worden wij met enige regelmaat gevraagd om de interventie uit te voeren. Vaak is uniformiteit en impact een belangrijke reden. En dat doen wij dan met plezier. Waarom? Zoals vandaag zittend in het vliegtuig weet je die redenen even niet meer zo goed. Maar terugdenkend aan de wijze waarop we mochten snuffelen aan de cultuur van Singapore, de uitdagingen die we tegenkwamen en de scherpte die we weer moesten neerzetten om ook hier een topprestatie te leveren, geeft het ons heel veel voldoening!

Daarnaast blijken wij in Nederland een aanpak te hebben die zeer gewenst is in Europa of erbuiten. Lokale suppliers kunnen deze vaak niet bieden. Kortom: met plezier gedaan dus! Ook onze partners The Wiseman Group (Multipliers) en Arbinger Institute (Outward Mindset) verleiden ons met enige regelmaat om buiten de grenzen samen te werken aan dezelfde doelstelling en impact. Een exportproduct wat ook nog gewoon super leuk is om te doen!

Rick de Rijk

Rick de Rijk