We dachten lang dat virtueel werken een hype was, of vooral een tijdelijk gevolg van de coronacrisis. Inmiddels lijkt het erop dat we deels zo zullen blijven werken, ook na de crisis. Wat merken we bij Gooiconsult na een jaar virtueel werken van het effect op teams en teamontwikkeling? En welke rol heb je hierin als leidinggevende? We vroegen het onze eigen experts Teams en Teamontwikkeling Victor Burger en Jennifer Lem.

Over de vraag naar teamontwikkeling sinds de start van de coronacrisis zegt Jennifer: “Wat om te beginnen opvalt, is dat de vraag naar leren en ontwikkelen überhaupt gewoon door blijft gaan. In de eerste lockdown kregen we bij Gooiconsult veel vragen over leidinggeven op afstand. Toen ontwikkelden we de TACT-webinars. Bij de tweede lockdown werd al snel duidelijk dat het veel langer ging duren. Toen zijn we ons meer in de impact van langdurig virtueel werken op de samenwerking in teams en op de businessresultaten gaan verdiepen. En daar komen nog steeds heel veel vragen over”. Victor vervolgt: “Als je iets meer dan een jaar geleden tegen mensen had gezegd: ‘We doen sommige programmaonderdelen online’, dan was de reactie geweest ‘Online? Nee hoor, daar zijn we niet op ingericht’. Voordeel van de crisis is dat we daar nu doorheen zijn en het inmiddels echt normaal is. Dat geeft meer keuzevrijheid in de wijze van uitvoering”.

De visie van Gooiconsult op teamontwikkeling bij werken op afstand

Jennifer vervolgt: “Voor het virtuele tijdperk werkten deelnemers vooral bínnen de sessies waar ik bij aanwezig was. Daarmee had ik controle en kon ik monitoren. Nu merk ik dat teamleden heel serieus met tussentijdse opdrachten aan de slag gaan. Als je een team een paar keer ziet en je denkt met hen goed samen na over wat ze willen bereiken gaan ze actief aan de slag en vinden ze het leuk om elkaar op te zoeken voor opdrachten in het kader van teamontwikkeling. En ze komen terug met fantastisch materiaal. Het lijkt of ze op deze manier een reden hebben om elkaar virtueel te ontmoeten voor iets anders dan puur inhoudelijk werk. Iets wat eerder normaal was en vanzelf ging, maar nu echt georganiseerd moet worden. Ik heb daarbij gemerkt dat intervisie als methodiek* online misschien nog wel beter werkt dan in een fysieke setting. Dat past bij onze visie op teamontwikkeling, dat je je als trainer bij teambegeleiding niet te veel bemoeit met het proces, maar als gelijkwaardige opstelt ten opzichte van het team en ze vooral hun eigen proces laat hebben.

Victor denkt dat teamontwikkeling in co-creatie virtueel ook beter gaat dan fysiek:

“Voor ons is het team eigenaar van het teamproces, en dat betekent dat mensen zoveel mogelijk zelf moeten doen. Alleen op onderdelen ga je een beetje doceren, als je wat wil uitleggen, maar de algemene begeleidingsvorm is toch wel teamcoaching. En dat betekent dat je het team de ruimte geeft om vooral dingen zelf te doen en zelf op te pakken. Dat creëert eigenaarschap. En we hebben ontdekt dat dát online misschien zelfs nog wel beter kan dan in een fysieke setting, omdat je als trainer of facilitator makkelijker ‘uit’ kan staan. Als je in een zaal zit, is je aanwezigheid behoorlijk bepalend. Vaak zit je letterlijk voor de groep en nu ben je gelijk aan de groep, want je bent gewoon een van de icoontjes op het scherm.”

Om échte veranderingen te kunnen bewerkstelligen, moet volgens de visie van Gooiconsult de team-aanpak soms op een prettige manier ontwrichtend zijn. Volgens Victor kan ook dit goed op afstand: “Fysiek kan je natuurlijk goed plezierig ontwrichten. Mooi voorbeeld is de organisatie die meer openheid wilde, waar in het weekend alle deuren werden verwijderd. Online kunnen dat soort dingen niet. Maar je kan wel ‘talig’ ontwrichten en gebruikmaken van de hier- en nu situatie. Zo sprak ik laatst bijvoorbeeld iemand die aangaf zichtbaarder te willen worden in de organisatie. Ze zat in de auto en ik zei tegen haar: ‘Dat vind ik wel grappig, want ik kijk al 20 minuten tegen het pratende dak van je auto!’. Over de online check-in met teams zegt Victor: “Als we met een groep nog niet compleet zijn, merk je vaak dat dat een beetje onwennig is, vaak valt er een ongemakkelijke stilte. Tegenwoordig ga ik niet meer zwijgend zitten wachten tot iedereen er is. Net als wanneer iemand als eerste in de trainingszaal zou komen begin ik alvast een gesprekje. Ik merk dat ik hier veel bewuster aandacht aan besteed dan toen we nog live trainden. Toen ging dat veel meer vanzelf.”

Knock-out criteria bij virtuele teams

De Gooiconsult teamaanpak start altijd met een kennismakingsgesprek om te toetsen of er sprake is van een echt team. Dit doen we op basis van een drietal knock-out criteria. Dit zijn groepsgrootte, stabiliteit en interafhankelijkheid. Volgens Jennifer blijft het criterium voor de ideale groepsgrootte van vijf tot acht personen gelijk in een virtuele context:

“Wat ik veel tegenkom, is dat er nog steeds teams van 20-25 mensen zijn die online teamstarts doen. Je kan je wel voorstellen wat de effectiviteit daarvan is en wat voor effect het heeft op de inhoud en de relatie. Dat is een enorme uitdaging voor degene die zo’n teamstart leidt. Ik raad managers daarom aan om, als het qua rollen en taken niet uitmaakt, dergelijke grote teams te splitsen, en dan twee keer de teamstart doen, of er een door iemand anders te laten doen uit het team.”

Jennifer vervolgt: “Het tweede knock-out criterium, stabiliteit, lijkt vloeibaarder geworden onder langdurig virtueel werken. Stabiliteitsfactoren als weten wat je thuisteam is, of weten hoe lang de levensduur is van een team, worden steeds losser. Stabiliteit wordt daarmee dus ook een ruimer begrip. Dat betekent niet dat een team geen stabiliteit meer nodig heeft, maar door virtueel of hybride werken moet je het niet meer zoeken in de oude begrenzingen. Dus je kan bijvoorbeeld in een team zitten met collega’s van de interne organisatie, maar ook met leveranciers en met de klant. Uiteindelijk zal dat effect hebben op de stabiliteit, en zal je dus ook de sense of belonging moeten organiseren. Want je moet ergens een home base hebben, anders voel je nergens dat je erbij hoort. Dat is iets wat ik zelf merk in deze tijd. Ik vind het bijzonder fijn om Gooiconsult als home base te hebben.”

Virtueel werken heeft volgens Victor binnen teams weinig effect op het derde knock-out criteria, de interafhankelijkheid -de mate waarin de teamleden elkaar nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Hoogstens wordt dit versterkt: “Als er in een team al een lage interafhankelijkheid is, gaan ze elkaar virtueel al helemaal niet meer opzoeken.” 

Effecten van langdurig op afstand werken

“We hebben gemerkt dat langdurig op afstand werken ervoor zorgt dat dingen die al niet goed op orde waren, in de spotlight komen te staan. En eigenlijk is dat heel logisch, want onder druk worden zaken zichtbaarder. Zo dacht een van onze klanten dat ze een training online vergadertechnieken nodig hadden omdat er niet effectief online vergaderd werd sinds de coronacrisis. Al snel bleek echter dat de vergaderingen voorheen ook niet altijd effectief verliepen, dat was geen gevolg van het virtueel werken. De oplossing was om gedragen nieuwe afspraken met elkaar te maken over hoe voortaan te overleggen, in plaats van een vaardigheidstraining. Door virtueel werken worden zaken die al langer speelden dus zichtbaarder, omdat ze meer hinderen in de samenwerking”, zegt Jennifer.

Volgens Victor zorgt langdurig virtueel werken vooral voor verarming:

“Het verminderen van spontaniteit en collegialiteit is een van de schadelijke effecten van werken op afstand bij teams. In een fysieke setting kun je gewoon met elkaar praten. Over hoe het gaat, waar men tegenaan loopt, waar eventueel gedoe is ontstaan over foute interpretaties, et cetera. De blijvende negatieve impact van langdurig virtueel werken zal pas op langere termijn echt duidelijk worden. Zo zou het bijvoorbeeld goed kunnen dat over een tijdje blijkt dat nieuwe medewerkers die in de coronatijd bij een team zijn gekomen, toch niet goed aarden. Het begin is namelijk de tijd dat je openstaat voor nieuwe contacten. Dan zijn de zaken nog kneedbaar. En als je dat in de eerste zes maanden niet goed invult, zou ik me kunnen voorstellen dat het echte aarden niet meer lukt”.

Jennifer vervolgt: “Het is in een fysieke context veel makkelijker om complexe problemen te bepreken. Complexiteit zit immers vooral in de relatie. Bij langdurig op afstand werken doe je vaker en makkelijker aannames, je bent vooral vanuit je computer bezig, waardoor je op de lange termijn roofbouw op de relatie pleegt. En om dat op te lossen is het vaak toch nodig om een goed gesprek te voeren. Het liefst fysiek, maar als dat niet kan, dan moet je een online gesprek -waarin de misverstanden worden benoemd en besproken- organiseren zodat het boven tafel komt. Want zonder de fysieke context gebeurt dat niet meer spontaan”.

‘Toevallige’ ontmoetingen organiseren

Voor Jennifer was het belang van die toevallige ontmoetingen een echte eyeopener: “Ik denk dat we die allemaal voor lief hebben genomen in het verleden en soms zelfs irritant hebben gevonden. Je kent het wel, de aanloop naar een vergadering bijvoorbeeld. Dan kom je onderweg naar de vergadering nog tien man tegen waar je gezellig tegen moet doen. En als we dan eindelijk zitten is het van ‘Hoe is het met je?’ en moet je daar weer beleefd op ingaan. Maar zonder deze fysieke ontmoetingen worden we een soort werkrobots die alleen maar productie leveren. En zo ga je elkaar op een gegeven moment ook behandelen.”

 Victor vervolgt: “Je hoort het mensen op de virtuele werkvloer, en dus ook leidinggevenden na een informeel overlegje vaak zeggen: ‘Nou het was ontzettend leuk, maar ik ga nu weer aan het werk’. Het probleem is dat leidinggevenden dat ook echt zo voelen. Terwijl dat losse gesprekje, dat belletje vanuit de auto om een collega te vragen hoe het nou gaat of een informeel netwerkje opzetten om te zorgen dat mensen bij elkaar betrokken blijven, dat is ook je werk! Ik zou dus vooral zeggen: onderschat je productiviteit niet. Want alle tijd die je achter de laptop zit, ben je aan het werk, ook als je lol maakt met collega’s want dan ben je aan het bouwen aan dat menselijke aspect. Dat is een wezenlijk onderdeel van je werk. Ook als je gewoon wat zit te praten met mensen. Het is voor leidinggevenden belangrijk om te begrijpen dat dit directe impact op de businessresultaten heeft. je bent als leidinggevende eindverantwoordelijk voor het welbevinden van je team en de sociale context. Als je daar zelf niet zo van bent, moet je zorgen dat het georganiseerd wordt”, zegt Victor.

Jennifer benadrukt: “Het is onderdeel van je vak. Veel leidinggevenden realiseren zich onvoldoende dat het onderdeel van hun opdracht is om het team bij elkaar te houden en zo optimaal mogelijk te laten functioneren. Door virtueel werken is het zelfs een nog belangrijker aspect van je rol als leidinggevende, terwijl je ziet dat in veel teams leidinggevenden hier nu juist minder aandacht aan besteden. Voor ons is effectiviteit: productiviteit, het welzijn van de teamleden en het is de kwaliteit van de samenwerking, waarvan ook het lerend vermogen van het team onderdeel is. En dat hangt weer samen met welzijn en de productiviteit. Daar gaat het over als leidinggevende, over die effectiviteit en jij moet dat in die rol kunnen ondersteunen, faciliteren, uitdagen. Dat is de reden waarom wij het webinar Virtueel leiderschap: In 6 stappen naar effectief hybride samenwerken hebben ontwikkeld. Zodat je dit als leidinggevende met je team op maat, naar jouw specifieke behoefte kunt organiseren”.

Meer weten over dit onderwerp? Neem gerust vrijblijvend contact op met Victor Burger of Jennifer Lem.

Wil je zelf met je team aan de slag om effectiever online samen te werken? Vraag het webinar Virtueel leiderschap: In 6 stappen naar effectief hybride samenwerken aan!

Meer weten over onze visie op teams en teamontwikkeling? Vraag gratis ons whitepaper ‘Scherp zicht op succes van teams’ aan.

*Intervisie wordt bij Gooiconsult ingezet als methodiek om op een gestructureerde manier kennis en ervaring van teamleden met elkaar te delen, ten bate van een teamuitdaging.