Niet naar kantoor, wat kunnen we wel doen?

Voor veel medewerkers veranderde vanaf maart de werksituatie naar thuis werken of hybride (in ploegendiensten). Na de eerste periode waarin we vol adrenaline doorploeterden, worden we steeds meer moe van het vele turen naar het scherm. En er word geklaagd dat het moeilijk is contact te maken via een scherm, dat vergaderingen moeizaam gaan doordat deelnemers afgeleid zijn (nog afgezien van de technische problemen en dat er geen ruimte meer is voor sociale interactie (de zgn. koffieautomaat of wandelgang gesprekjes). Daarom wil de helft van de medewerkers graag weer (deels) naar kantoor*.

Plezierig ontwrichten

Toch wil ik graag de stelling aan dat het niet altijd aan het scherm ligt dat je geen ofminder contact maakt. Op kantoor waren er vast ook al vergaderingen waar 80% niet of niet geheel meedeed en zich verschool achter zijn laptopscherm waar mailtjes werden weggewerkt of facebook werd bekeken. Iedereen stortte zich op de agenda en maakte alleen het obligate rondje hoe het is (“goed hoor, druk”). Persoonlijke aandacht begint bij de ander zien als mens. Dat is zo bij face to face contact maar ook als je via digitale kanalen met elkaar communiceert.

Never waste a good crisis

Een veelgehoorde kreet in een crisis is ‘never waste good crisis’ dus laten we hier en nu bepalen wat we hieraan kunnen doen.

1. Onderzoek overtuigingen: onderzoek welke overtuigingen jij of jouw team heeft over digitaal communiceren. Voorbeelden die wij regelmatig tegenkomen zijn:

• Niet aanraken = geen contact
• Aandacht moet je kunnen zien
• De camera moet altijd aan voor optimaal digitaal persoonlijk contact
• We moeten ons beperken tot de agenda in een digitaal overleg

Welke helpende of belemmerende overtuigingen heb jij?

2. Bespreek met elkaar de uitgangspunten voor jullie communicatie:

• Vanuit welke intentie/mindset neem jij deel aan dit gesprek? Ben je er met je volledige aandacht bij? Zijn beide partijen bereid om via het scherm contact te maken?
• Kun je neutraal naar anderen luisteren, zonder oordeel?
• Ben je alert op signalen dat de ander iets anders voelt/denkt dat dat hij/zij zegt of uitstraalt?
• Durf je die signalen te benoemen (ik dacht waar te nemen dat…)?
• Denk na met wie je communiceert. Bij een gesprek met een klant moet jij misschien iets harder je best doen maar bij een collega mag je verwachten dat jullie er allebei met aandacht bij zijn. Als je merkt dat dat niet zo is, durf dat dan te benoemen.
• Denk na wat het doel is van je communicatie: wil je alleen maar informatie doorgeven of een echt gesprek voeren. Ook bij informatie doorgeven, moet je iedere keer checken: Hé ben je er nog? Zitten we met elkaar op 1 lijn?

3. Deze tips helpen jou en jouw collega’s:

• Stel je laptop zo op dat je recht in de camera kan kijken. Zet je notificaties uit en richt jouw volledige aandacht op het gesprek.
• Maak afspraken in jouw team over wat er met en zonder beeld kan. Sommige afspraken kunnen ook via de telefoon (en dan kun je intussen een lekker blokje om!). Mijn favoriet is om informatie in een powerpoint met audio te ‘ondertitelen’; door deze voorbereiding kunnen we in het overleg snel tot de kern komen.
• Als je op kantoor werkt, neem je af en toe een pauze door naar de koffieautomaat te lopen of even bij het bureau van een collega te stoppen. Thuis kan dat natuurlijk ook. Neem een pauze, wandel met de hond, staar eens 10 minuten voor je uit (mijn favoriet: de hangmat!).
• Spontaan een borreltje doen is lastig maar je kunt wel momenten organiseren zonder agenda, met alleen maar als doel om te verbinden (mijn favoriet is om vragen te stellen als: welke serie kijk je nu, wat is je favoriete liedje of een spelletje zoals een pubquiz of bingo).
• Bel eens iemand spontaan op en stel alleen maar vragen: Hoe is het? Waar maak je je zorgen over? Kan ik je ergens mee helpen? Wat was jouw succes van deze week?
• Maak tijd voor sociale interactie aan het begin van de afspraak.

Natuurlijk verlang ik ook weer naar (deels) werken op kantoor. Ik wil spontaan de slappe lach krijgen met mijn collega’s, een high five geven bij een succes of iemand feliciteren met minimaal een handdruk. Zo lang dat niet mogelijk is, concentreer ik mijn aandacht op persoonlijk contact via de vele digitale kanalen die we ter beschikking hebben.

Gooiconsult heeft de afgelopen periode meer dan 2500 leiders in verschillende (profit en non-profit) organisaties geïnspireerd en tot actie aangezet in zgn. TACT webinars. Deze webinars gaan over de vier werkende bestanddelen voor leiders in crisistijd (trust, accountability, communicatie en team). Ook ondersteunen wij teams in verandering met de Gooiconsult Teamaanpak om een goed werkend team te ontwikkelen.

Wil je meer weten? Kijk hier of neem contact op.

Patricia Steen – Luijten

Met dank aan Marit Meijer.

*Bron: HR Praktijk